“Dobrý je takový dopis, který dokáže, čeho by dosáhla dobrá rozmluva, kdyby to dovolily vzdálenost a čas.”

V období prvej Československej republiky existovalo združenie s názvom Reklamní klub československý (Reklub), ktorý združoval stovky reklamných poradcov, obchodníkov či tlačiarov a aj vtedajších najväčších velikánov reklamy, akými boli dr. Ján Brabec, Miroslav Sutnar alebo Jíři Solar (vlastným menom Josef Slabý).

Navzájom si odovzdávali skúsenosti, vydávali početné odborné publikácie a školili malých podnikateľov v obchodných stratégiach a tvorbe reklamy. Vďaka týmto velikánom nám táto éra zanechala prachom zapadnutý poklad v podobe bohatých informačných zdrojov o lepšom a zodpovednejšom podnikaní.

Spomínaný Dr. Ján Brabec – významný teoretik reklamy a šefredaktor časopisu Typ, vydával pod záštitou Reklubu viacero krátkych vzdelávacích brožúrok o obchode a reklame, medzi inými aj tenkú knižku Jak psát lepší obchodní dopisy (1940).

Ako už názov napovedá, knižka obsahuje pokyny ako napísať obchodný text, ktorý je prirodzený, ľudský a najmä presvedčivý. Tieto všeobcené zásady a princípy sa dajú využiť aj dnes, nielen v obchodnom styku – či už písanom alebo osobnom, ale aj pri tvorbe reklamy, webu alebo iného obsahu.

Nech sa páči, tu je 5 rád ako si vylepšiť obchodnú komunikáciu:

Vytvorte si jasnú predstavu, o čom a pre koho idete písať

Než začnete písať, dobre si naplánujte, čo chcete povedať. Zistite si všetky skutočnosti, uvedomte si účel textu a po celý čas sa snažte pozerať na obsah očami adresáta.

“Představte si ho (adresáta), že sedí naproti vám u vašeho stolu. Ptejte se sám sebe, jak je starý, jaká je asi jeho inteligence, jaké jsou jeho znalosti, zvyky, názory atd. Jak mu mám napsat vše, aby tomu rozuměl i aby se mu to líbilo? Aby viděl, že mu chci opravdu dobře posloužit?

Voľte správne výrazy

Komunikácia by mala vyznievať prirodzene a ľudsky. Preto sa vyhýbajte cudzím slovám, používajte radšej jednoduchšie a všeobecne známe slová.

“Dokud se nezbavíte tohoto hloupého domnění, dokud si neuvědomíte, že obchodní dopis je prostě jasná, zajímavá, přatelská a přesvědčivá řeč, dotud nebudete psát dobré obchodní dopisy.”

Hovorte menej a výstižnejšie

Cvičte sa tak, že si prejdete staršie texty a všade skúste odstavce nahradiť iba jednou výstižnou vetou. Nepoužívate príliš dlhé vety? Používate tie správne slová?  Nedali by sa rovnaké veci povedať jasnejším, pôsobivejším a stručnejším spôsobom?

Vyhýbajte sa všeobecným tvrdeniam, píšte konkrétne

Používajte také slová, ktoré dokážu vzbudiť presnú predstavu. Brabec v tomto bode používa pekný (aj keď dnes už trochu archaický) príklad s hotelom:

“Na příklad kdyby ste napsal v dopisu zvoucím na letní pobyt: ”Je u nás krásně a hosté jsou spokojeni,” bude to všeobecnost, jež nemůže být působivá. Kdybyste však napsal: “Chodí se u nás po celý den v plavkách a na pět hostů připadají vždy nejméňě čtyři z minulého roku,” vyvolají táto slova představy, jež budou i určité. Proto i nepoměrně účinnejší.”

Dajte si záležať na kultúre prejavu, tá odráža kultúru podniku

Vyhýbajte sa vulgárnostiam, píšte úctivo a spisovne. Dajte si záležať, aby mala korešpondencia pekný vzhľad a dávajte si pozor na omyly, najmä v menách. Omyl v mene znamená nepozornosť, budí nedoveryhodný dojem a uráža adresáta.

“Říka se tomu: “Noblesse oblige – ušlechtilost zavazuje”. Je nesnadné vysvětlit, co to znamená. Může se tomu říci i dobrý vkus nebo dobre vychování, krátce máme pocit, že dopis psal ušlechtilý a dobrý člověk, i když to ovšem nikde v dopise o sobě netvrdí. Cítime za dopisem ušlechtilou osobnost, a proto takovému dopisu i daleko spíš věříme a jeho žádost splníme.”

Na čo sú dobré podobné zásady, keď dnes už nikto nepíše obchodné listy?

Áno, dnes sa už klasická korešpondencia pomaličky vytráca. Ale ani zďaleka nemizne písaná obchodná komunikácia. Naopak. Namiesto masívnych reklamných kampaní a stád otravných predajcov, firmy prechádzajú na iné sofistikovanejšie spôsoby, ako sa dostať do povedomia verejnosti.

Web, sociálne médiá a emaily, ale aj printové formy prinášajú komunikáciu, ktorá je postavená na budovaní kvalitného renomé firmy a vytváraní povesti odborníka. Moderné firmy nepredávajú nasilu, ale svojich zákazníkov inšpirujú a vychovávajú.

Zdroj: BRABEC, Jan: Jak psát lepší obchodní dopisy. Praha 1940.