Vďaka týmto nástrojom si spravíte kanceláriu kdekoľvek

27. 10. 2015; Autor: Sóda

Fungovanie na globálnej úrovni už dávno nie je výlučne charakteristikou nadnárodných korporácií.

Produkty a služby, ktoré dnes využíva celý svet, často pochádzajú z dielne malých firmičiek. Tie nemôžu mať centrály pre každú krajinu či región a zväčša operujú ako malé sebestačné jednotky roztrúsené po celom svete.

Hoci tieto tímy nepotrebujú žiadne zložité organizačné štruktúry, tobôž nie prebujnelú administratívu, chtiac či nechtiac sa musia držať základných princípov úspešného a efektívneho fungovania. A na to potrebujú aspoň základné nástroje, ktoré im to umožnia.

V tomto článku nájdete výber online nástrojov, ktoré týmto tímom pomáhajú podľa spomínaných princípov fungovať.

Hlavné je byť v spojení

Keď nefunguje komunikácia, nefunguje ani tím, a vlastne nefunguje nič. Bez základných komunikačných nástrojov tím mimo kancelárie neprežije ani deň. Aby mohli členovia svoje aktivity koordinovať, rozhodne potrebujú mať spoľahlivé komunikačné kanály.

Slack

Virtuálna kancelária a zároveň komunikačný uzol. Umožňuje priamu komunikáciu medzi dvomi členmi tímu a vie vytvárať “miestnosti” na hromadné konverzácie o konkrétnych témach alebo projektoch.

Ak začne byť v jednej príliš veľký ruch, jednoducho si vytvoríte novú, do ktorej pozvete len tých, ktorých treba.

Skype

Samozrejme, nedá sa všetko riešiť písomne, preto je tu Skype, ktorý netreba nijako zvlášť predstavovať. Hoci nedokáže úplne nahradiť komunikáciu na osobnej úrovni, dokáže sa jej vďaka hlasu, videu a možnosti zdieľania obrazovky najlepšie priblížiť.

Poriadok zaručuje hladký chod

Tím, ktorý sa naučí dobre komunikovať, ešte zďaleka nemá na ružiach ustlané. Každý systém má sklon smerovať k chaosu, preto v ňom vždy treba zachovávať prehľadnosť a udržiavať poriadok.

Japonci o tom vedia svoje, a niet divu, že odtiaľ pochádza aj princíp Kanban, ktorý sa v súčasnosti uplatňuje od logistiky až po vývoj softvéru. Na prvý pohľad možno znie odstrašujúco, no v skutočnosti je to veľmi jednoduché.

V podstate ide len o presúvanie kartičiek s úlohami medzi stĺpcami “treba urobiť”, “pracuje sa na tom” a  “hotovo”.

Trello

Na princípe Kanban funguje Trello, aj keď nepochádza z Japonska. Každý projekt má vlastnú nástenku, každý krok v procese vlastný stĺpec a každá úloha vlastnú kartičku. V každom momente je teda možné pozrieť sa na aktuálny stav projektu a prerozdeľovať čiastkové úlohy.

Tým ušetríte desiatky minút konferenčných hovorov a písania emailov. Trello je veľmi univerzálny nástroj, ktorým sa dá manažovať obrovské spektrum činností, od účtovníctva až po webdizajn.

Google Drive a Dropbox

Ak nie hlavným, tak určite vedľajším produktom akejkoľvek činnosti je hromada textových dokumentov, ktoré často používa a upravuje viac než jeden člen tímu.

Funkčné a prehľadné cloudové úložisko s presným vyhľadávaním zabezpečí, že sa ku všetkému dostanete do niekoľkých sekúnd, z ktoréhokoľvek zariadenia a z ktoréhokoľvek miesta s pripojením na internet.

Ideálnym riešením ukladania rozpracovaných dokumentov, textov a tabuliek, je Google Drive. Odhliadnuc od toho, že ponúka pár gigabajtov úložného priestoru zadarmo, umožňuje veľmi efektívnu spoluprácu viacerých ľudí na jednom dokumente, vďaka integrovaným aplikáciám Docs, Sheets a Slides.

Na fotografie, faktúry a iné dokumenty, ktoré už netreba upravovať, je tu Dropbox. Vďaka jednoduchému spôsobu sychronizácie a zdieľania je tento cloudový nástroj funkčným a prehľadným archívom.

Meranie zabraňuje plytvaniu času

Najvzácnejšou komoditou každej firmy bol, je, a aj bude čas. A kto ho nevie merať, nevie ho ani riadiť. Ošúchané, no stále platné. Meranie času stráveného prácou nie je užitočné len pre tých, ktorí fakturujú odpracované hodiny.

Tímy s presnými dátami o časovej náročnosti úkonov vedia lepšie plánovať projekty a naceňovať služby.

Toggl

Jednoduchý a veľmi prehľadný nástroj na zaznamenávanie času stráveného nad pracovnými úlohami. Funguje na všetkých najrozšírenejších operačných systémoch, počíta odpracované hodiny a vie k nim rovno priradiť aj výsledné sumy.

Dá sa integrovať do Trella, takže namiesto manuálneho vpisovania činností stačí jeden klik a stopujete.

Rescue Time

Ak má niekto zapnuté stopky, to ešte neznamená, že je celý čas plne sústredený na svoju úlohu. Rescue Time sa pozerá na time tracking trochu inou optikou.

Na základe času stráveného používaním programov a webstránok vytvorí ucelený obraz pracovného dňa a rozdelí čas na produktívny a neproduktívny. Každý má len 24 hodín denne a rescue time vám veľmi presne napovie, ako ich využiť čo najefektívnejšie.

Treba vedieť oddychovať

Človek nie je stroj a nedokáže pracovať nepretržite. Z času na čas potrebuje zaradiť nižší stupeň alebo úplne vypnúť, aby mohol neskôr opäť ísť na maximum. Aj keď sa najlepšie relaxuje bez výdobytkov modernej techniky, nie vždy to čas alebo okolnosti dovolia.

Headspace 

Krátka pauza dokáže zázraky. Desať minút ničnerobenia pomôže niekedy viac, než hodina námahy. No nie vždy sa dá ísť niekam prejsť alebo prebehnúť. A práve na takéto prípady je dobrá aplikácia Headspace, ktorá vďaka 10- až 20-minútovej meditácii so sprievodným komentárom dokáže vyčistiť hlavu a obnoviť schopnosť sústrediť sa aj vo vnútri. Vyššie úrovne bytia zrejme nedosiahnete, ale prídete aspoň na iné myšlienky.

Toto bol výber nástrojov, ktoré pri správnom používaní dokážu naozaj posunúť tímovú produktivitu o niekoľko úrovní vyššie (a nezblázniť sa pri tom). Takmer všetky (okrem Headspace) sú dostupné v bezplatných verziách, ktoré svojou funkcionalitou nebudú malé tímy nijako obmedzovať.

Páčil sa vám článok?

Venujte nám ešte chvíľku a pomôžte nám Sódu ešte vylepšiť.

Páčil sa vám článok?
Slabé
12345 (No Ratings Yet)
Loading...
Super

Raz týždenne posielame výber toho najlepšieho zo Sódy.

,

Vziať si ráno dáždnik? Tieto aplikácie vám dajú odpoveď

Ráno s nedôverou pozeráte na dáždnik pri dverách a rozmýšľate, či ho budete nosiť so sebou zbytočne celý deň a nakoniec ho aj tak zabudnete, alebo ho necháte doma. A ako naschval, zmoknete do nitky.

čítaj viac