Biznis

5 funkcií Microsoft 365, ktoré ste mali poznať už dávno

Menej známe vychytávky balíka kancelárskych programov Microsoft 365 vám ušetria čas, námahu aj peniaze a budete ľutovať, že ste ich nepoužívali už skôr

Autor Juraj Recký

Ilustrácia Helga Pavelková

Dátum11. 12. 2020

Vďaka novým funkciám už nemusíte staromódne ukladať do priečinkov 30 verzií jedného súboru a potom ich prácne dohľadávať. Pracujte plynulo na viacerých zariadeniach a dokumenty upravujte spoločne s kolegami. To, čo je pre vás cenné, schováte do trezoru a popritom budete mať prehľad o úlohách, ktoré vás čakajú.

Vďaka balíku Microsoft 365 Personal budete mať svoju kanceláriu neustále poruke. Nájdete v ňom kopu známych apiek — Word na texty, Excel na tabuľky, PowerPoint na prezentácie, OneNote na poznámky, Outlook na e-maily a manažovanie času, Skype na komunikáciu a Microsoft Editor, ktorý vám vďaka umelej inteligencii pomôže vytvárať profesionálnejšie dokumenty.

Idete vystaviť faktúru? Zhrnuli sme všetko, čo potrebujete vedieť

Balík využíva cloudové úložisko OneDrive, na ktorom dostanete štedrý 1 TB priestoru. Všetky programy môžete využívať až piatich zariadeniach súčasne. Balík nie len pre používateľov Windowsu, funguje aj na Macoch (a ostatných zariadeniach od Apple) a, samozrejme, na všetkých smartfónoch, vyzbrojených Androidom. Dnes ho môžete mať v cene O2 SMART Paušálu.

Pozrime sa na vychytávky balíka Microsoft 365 Personal, ktoré vám uľahčia život.

Dokumenty majte vždy poruke

Naučte sa ukladať si dokumenty na cloudový OneDrive, ktorý je súčasťou balíka – ušetrí vám to množstvo času, ak pri práci striedate rôzne zariadenia, alebo ak často posielate súbory kolegom.

Vďaka tomu, že sa vaše dáta budú ukladať na cloud, môžete rozpísať text vo Worde na tablete v kaviarni, po príchode do kancelárie otvoriť notebook a prirodzene pokračovať v práci bez toho, aby ste dokument museli prenášať zo zariadenia na zriadenie.

OneDrive vám tiež pomôže pri zdieľaní alebo posielaní súborov. Už nemusíte staromódne ukladať dokumenty do priečinkov a potom ich celé minúty hľadať, keď ich chcete poslať ako prílohu e-mailu. OneDrive vám ukáže posledné dokumenty, na ktorých ste pracovali, a umožní vám dať si navrch tie, ktoré potrebujete najčastejšie.

Svoju prácu pošlite okamžite, keď ju dokončíte

Keď dokončíte dokument a chcete ho poslať e-mailom, nemusíte Word, Excel ani PowerPoint opúšťať a hľadať dokument v priečinkoch, len aby ste ho pridali ako prílohu do novej správy.

Dajte svojmu biznisu pod stromček balík Microsoft 365 Personal. Dôležité dokumenty budete mať stále poruke

Priamo v aplikácii, v ktorej ste dokument vytvorili, môžete k nemu pripojiť e-mailové kontakty na kolegov. Dokument budú môcť upravovať vo vašom OneDrive úložisku. Všetky zmeny sa budú diať na jednom mieste, takže na konci nebudete musieť žonglovať s viacerými verziami dokumentov s úpravami od rôznych ľudí.

Odkaz môžete poslať aj cez Messenger, WhatsApp alebo Outlook. Príjemcom sa dokument hneď otvorí v prehliadači, kde ho môžu upravovať.

Jednoducho si zálohujte fotky aj hudbu

Balík Microsoft 365 Personal ponúka 1 TB úložného priestoru. Ak by ste ho chceli zaplniť iba textovými dokumentmi či excelovskými tabuľkami, trvalo by vám to desaťročia. OneDrive je taký veľký, že sa priam ponúka, aby ste ho využili ako cloudovú zálohu pre svoje dáta.

OneDrive sa oplatí stiahnuť do smartfónu, umožňuje totiž automatickú zálohu fotiek, videí aj hudby a prístup k nim z iných zariadení. Na OneDrive sa vám vojde viac ako 166-tisíc fotografií, ktoré dnes spravíte na priemerne drahý smartfón, približne 50 hodín 4K videa alebo 250-tisíc mp3 nahrávok. Svoje súbory tak môžete mať zazálohované na jednom mieste a nebudete na to potrebovať externé disky.

Zamknite súbory do trezoru odtlačkom prsta

Ak chcete mať svoje súbory v bezpečí, využite Osobný trezor. Je to priečinok, do ktorého si môžete odložiť tie najcitlivejšie dokumenty alebo fotografie. Priečinok sa dá otvoriť iba odtlačkom prsta, nasnímaním tváre, PIN kódom alebo kódom, ktorý dostanete cez e-mail či SMS. Microsoft garantuje vysokú ochranu všetkých nahratých súborov. Na prevádzku cloudových služieb totiž využíva vlastné servery.

Outlook vám zorganizuje život

Súčasťou balíka Microsoft 365 je aj Outlook. Mnohí z nás ho poznajú ako program na prácu s e-mailami. Okrem toho je to aj veľmi šikovný pomocník pri organizovaní práce. Ak sa naučíte využívať ho naplno, pomôže vám udržať si prehľad o úlohách, ktoré vás čakajú, a predísť tomu, aby ste na niečo dôležité zabudli.

Z prijatého e-mailu rýchlo vytvoríte plánovanú činnosť, schôdzu alebo úlohu. Všetky tieto funkcie sú vlastne miniaplikácie v Outlooku, ktoré vám ušetria čas pri plánovaní práce. Pripomienky sa vám budú ukladať do kalendára a rovno ich môžete poslať aj ďalším kolegom. Vďaka tomu budú mať všetci prehľad o tom, čo ich čaká a čo je práve prioritou.

Ak potrebujete mať neustály prehľad o tom, čo sa vo vašej firme deje, zdieľať svoju prácu s kolegami a pripájať sa k dokumentom z viacerých zariadení, balík Microsoft 365 Personal vám to umožní. Teraz ho O2 ponúka podnikateľom v cene SMART Paušálu. Ponuka platí pre prvých 1 500 aktivácií. Využite ponuku.

Páčil sa vám článok?

Biznis

Dajte svojmu biznisu pod stromček balík Microsoft 365 Personal. Dôležité dokumenty budete mať stále poruke

Kancelársky balík s Wordom, Excelom či Outlookom využíva cloud, ale prístup k dátam nestratíte ani s vypnutým internetom.

Autor Juraj Recký

Ilustrácie Helga Pavelková

Foto Pexels

Dátum20. 11. 2020

S balíkom Microsoft 365 Personal môžete začať prácu na počítači, plynule pokračovať z mobilu a zapojiť aj spolupracovníkov. Po celý čas budete mať dáta prvotriedne zabezpečené. Balík teraz môžete mať v cene SMART Paušálu.

S Microsoft 365 Personal si zariadite komplexnú mobilnú kanceláriu pre jednotlivca. V jednom balíku nájdete programy Word, Excel, PowerPoint, OneNote a Outlook, cloudové úložisko OneDrive a komunikačný nástroj Skype.

Všetky dôležité pracovné nástroje môžete mať vždy poruke a navzájom prepojené, takže budete môcť pracovať na svojich zariadeniach bez obmedzení.

Balík nástrojov Office od Microsoftu je dlhodobo najznámejším a najpoužívanejším softvérom pri všetkých druhoch podnikania. O2 to vie a v cene SMART Paušálu ponúka podnikateľom predplatné balíka Microsoft 365 Personal. Ponuka platí pre prvých 1 500 aktivácií, prečítajte si o nej viac na webe O2.

Dostanete všetky výhody cloudu, ale pracovať môžete aj bez prístupu na internet

Máloktorý podnikateľ si môže dovoliť IT riešenie na mieru. Pri tvorení a udržiavaní biznisového plánu, daňovej evidencie, tabuliek dochádzky, ponukových listov či pri plánovaní stretnutí sa väčšina spolieha na jedno z balíkových kancelárskych riešení.

Balíkov, ktoré vám pomôžu pri riadení firmy, je viacero. Google ponúka svoj Workspace, ktorý funguje na cloude. Je intuitívny a responzívny, no ak stratíte pripojenie na internet, nedostanete sa k svojim dokumentom. Ďalším riešením je balík LibreOffice, zbierka open source programov, ktoré sú síce zadarmo, ale sú trochu ťažkopádne.

Najobľúbenejším balíkom stále zostáva Microsoft Office. Verzia Microsoft 365 je cloudová, ale dokážete s ňou pracovať, aj ak máte práve slabé pripojenie na internet. S dokumentmi totiž nepracujete v okne webového prehliadača, ale programy si nainštalujete priamo do svojho zariadenia. Po opätovnom pripojení sa vám všetky dáta zosynchronizujú.

Microsoft 365 Personal ponúka intuitívne ovládanie, plnú podporu a zvýšenú bezpečnosť. Za to si Microsoft účtuje pravidelný poplatok. Existuje aj možnosť, ako sa k balíku dostať zadarmo: O2 ho ponúka k svojmu SMART Paušálu.

Majte poruke všetky rozpracované projekty a spolupracujte na nich s kolegami

Balík Microsoft 365 Personal je určený pre jednu osobu a je možné ho využívať až na 5 zariadeniach súčasne. Podmienkou je len operačný systém Windows, Android, MacOS alebo iOS. Pracovať teda môžete na počítači, notebooku, tablete, ale aj na smartfóne.

Keďže každá súčasť balíka plnohodnotne pracuje s cloudovým úložiskom OneDrive, na dokumentoch môžu pracovať viacerí ľudia naraz a pohodlne ich zdieľať. Systém ich neustále ukladá a zálohuje. Môžete tak plynulo prechádzať z jedného zariadenia na druhé a pokračovať v práci tam, kde ste v nej skončili. Ak sa vám pokazí notebook, stačí, aby ste sa na novom prihlásili do svojho Microsoft konta, a môžete pokračovať v práci.

K programom dostanete aj štedré 1 TB miesto na cloude

Všetky nástroje z balíka Microsoft 365 Personal sú prirodzene napojené na cloudovú službu OneDrive, ktorá ponúka až 1 TB úložného priestoru. Ak vytvárate obyčajné textové dokumenty a relatívne jednoduché excelovské tabuľky, úložný priestor zrejme nenaplníte do dôchodku, aj keď podnikáte už ako dvadsiatnik.

Dôležitá je možnosť automatického ukladania rozpracovaných úloh priamo do OneDrive a okamžitá synchronizácia všetkých prihlásených zariadení. Ak v teréne zistíte, že potrebujete upraviť textový dokument alebo tabuľku, nie je problém, stačí vytiahnuť smartfón a realizovať jednoduché úpravy.

OneDrive si môžete do notebooku nastaviť aj ako samostatný úložný priečinok. Túto možnosť oceníte v momente, keď budete chcieť poslať hotový dokument ako prílohu e-mailu. Vyberiete možnosť priložiť a v okne si vyberiete v priečinku rovnako, akoby ste vyberali dokument priamo z počítača.

Word využijete na všetky textové dokumenty od objednávky až po ďakovný list

Súčasťou balíka Microsoft 365 Personal je textový editor Word. Od grafického dizajnéra cez manažéra až po stolára – nech robíte čokoľvek, textový editor je základom pri vašom podnikaní. Vo Worde aj vďaka predpripraveným šablónam napíšete rýchlo a efektne objednávky, zmluvy alebo ďakovné listy.

Ak je pre vás dôležitá tímová práca, vďaka napojeniu na cloud môžete dokumenty vytvárať a editovať v skupine.

Idete vystaviť faktúru? Zhrnuli sme všetko, čo potrebujete vedieť

Word pozná všetky známe textové formáty, vďaka čomu ich otvorí a umožní upravovať ich. Rozhodne sa tak nebudete zdržovať tým, že by ste museli niekoho prosiť o opätovné preposlanie dokumentu v inom formáte.

Vo Worde môžete vytvoriť doslova všetko – jednoduché texty aj zložito členené dokumenty s navigáciou. Wordové dokumenty navyše môžete prepojiť s tými excelovskými, takže tabuľky budú živé a môžete ich z jedného miesta upravovať všade, kde sú uložené.

Excel vám ušetrí námahu s kalkuláciami a plánovaním

Pod pojmom tabuľka si dnes predstavíme všetko od jednoduchého zoznamu až po veľmi sofistikovaný dokument, do ktorého stačí zapísať zopár základných údajov a vytvorí sa nový samostatný dokument. Tabuľkový procesor Excel toto všetko zvládne ľavou zadnou.

V Exceli si môžete viesť tabuľku mesačných výdajov, ktorá bude navyše automaticky počítať, na čo ste koľko minuli. Dokážete vytvoriť aj automatizovanú tabuľku na dochádzku alebo mať sofistikovaný prehľad skladu.

Často používané tabuľky so vzorcami nemusíte vytvárať a formátovať sami, stačí si vybrať z knižnice predpripravených dokumentov.

Powerpoint vám pomôže sa prvotriedne sa prezentovať

Súčasťou balíka Microsoft 365 Personal je aj Powerpoint. Využijete ho na tvorenie prezentácií pre klientov aj na vytvorenie slide decku na vašu prednášku. Nové dizajnové nástroje vám pomôžu tvoriť pôsobivé prezentácie. Vďaka priebežnému vyhodnocovaniu a pohotovým odporúčaniam zachováte v dokumentoch hierarchiu a zmysel.

Dnes už nie je problém dostať do prezentácií 3D objekty, videá či animácie. Na tvorbe prezentácie môžete spolupracovať s viacerými ľuďmi a vždy, keď otvoríte dokument, uvidíte zmeny, ktoré medzičasom urobili vaši kolegovia.

Ak sa chystáte prezentovať v angličtine, môžete využiť nástroj Presenter Coach. Umelá inteligencia bude sledovať vašu prednášku a poradí vám v súvislosti s plynulosťou či tempom reči.

Plánujte si čas a vytvorte z e-mailov udalosti, stretnutia či úlohy

Outlook nie len len bežným e-mailovým klientom. Narástol na súbor väčších a menších aplikácií, ktoré vám pomáhajú zvládnuť úlohy, ale najmä zvládnuť ich v správnom termíne.

Samozrejmosťou sú základné funkcie na správu mailu, ale aj možnosť dať si preposlať mail o niekoľko dní, keď bude aktuálny, triediť a zoradiť správy, pridať im dôležitosť a mnohé iné užitočné funkcie.

5 vecí ktoré ste nevedeli o slovenských farmároch

Priamo v Outlooku môžete zo správ vytvárať udalosti, stretnutia či úlohy, ktorým nastavíte dátum, čas a lokalitu. Organizácia kalendára tak bude výrazne jednoduchšia a prehladnejšia. Pri vytváraní úloh môžete priraďovať dôležitosť, úlohy zdieľať alebo ich efektívne filtrovať.

Skypovať môžete so skupinou ľudí a nahrať si záznam

Súčasťou balíka Microsoft 365 Personal je aj jeden z najznámejších komunikačných nástrojov – Skype. Oceníte ho vďaka možnosti videohovorov. Na Skype môžete absolvovať hovory aj vo veľkých skupinách. So súhlasom druhej strany si môžete nahrávať celý videohovor alebo iba audiostopu. V čase, keď musíme dodržiavať osobný odstup, sa videohovory stali pre mnohých podnikateľov bežným pracovným nástrojom.

Dáta budete mať v bezpečí a poradí vám umelá inteligencia

Microsoft vo výbave balíka 365 Personal ide za hranicu ponuky skupiny pracovných nástrojov a dbá aj o vašu bezpečnosť. Outlook a OneDrive sú vybavené extra šifrovaním, aby boli vaše dáta v čo najväčšom bezpečí. Ak sa budete správať zodpovedne, môžete sa na túto ochranu spoľahnúť.

V rámci bezpečnosti máte k dispozícii aj automatickú zálohu, ktorá dokáže pracovať s fotkami a ďalšími dátami. Môžete si nastaviť aj tzv. Osobný trezor, ktorý využíva dvojfázové overenie totožnosti.

Všetky pracovné nástroje sú podporené umelou inteligenciou, ktorá vám pomôže vytvoriť profesionálne dokumenty. V PowerPointe sú k dispozícii Presenter Coach, Resume Assistant, Návrhár a istotne oceníte aj návrhy vytvorené presne pre vás. Umelá inteligencia vie pomôcť aj s tvorbou textu vo Worde.

Kreatívne na všetkých vašich zariadeniach

Pre kreatívnych používateľov sú v rámci balíka Microsoft 365 Personal k dispozícii prémiové šablóny, fotografie, ikony či bohatá knižnica písiem. Microsoft editor sa zasa zameriava na gramatiku a štýl písania. Samozrejme, naprieč všetkými zahrnutými pracovnými nástrojmi.