Keď voláte do O2, váš telefonát prijme niektorý asistent zo zákazníckej linky v Banskej Bystrici. Volá s vami z vežiaka nad nákupným strediskom Europa. S riaditeľkou zákazníckeho centra Luciou Tomašovou sme sa porozprávali o atmosfére, ktorá na tomto mieste panuje, a o tom, ako sa rokmi prispôsobujú, aby vyšli klientom v ústrety.
Ako vyzerá Zákaznícka linka O2?
Srdce zákazníckej linky sa nachádza v najväčšej kancelárii v budove. Je to otvorený priestor. Asistenti sú tu sústredení, aby mohli rýchlejšie zdieľať informácie a dostať od kolegov spätnú väzbu.
Zámerne používame výraz asistent, aj keď to ide ťažšie do úst zákazníkom aj samotným asistentom, pretože sme dlhé roky zvyknutí na to, že je to operátor.
Prečo sme to potom zmenili? Súvisí to s tým, že nechceme mať operátorov, ktorí iba odpovedajú na otázky zákazníka. Chceme, aby mu asistoval pri riešení jeho problému, pri orientovaní sa v našich službách a aby bol tým človekom, na ktorého sa zákazník vie obrátiť.
Aké vlastnosti musia mať ľudia, ktorí tu pracujú?
Základné vlastnosti, ktoré hľadáme, sú samostatnosť a schopnosť prijať zodpovednosť za svoje vlastné skutky. Samozrejme, je pre nás dôležitý aj prístup k ľuďom, v ktorom musí byť pokora, úcta a milota.
Postupom času prichádzame aj na to, že je dobré hľadať v ľuďoch rebéliu. Nechceme masu ľudí, ktorá bude vykonávať to, čo im my povieme. Vyhľadávame samostatné osobnosti, ktoré majú vlastný názor.
V rebélii je odvaha a schopnosť vidieť aj za dvere. Asistent u nás nie je posledným článkom v reťazci. On je paradoxne ten prvý, ktorý dokáže veci pre zákazníka napraviť. Keď sa k nemu dostane niečo, čo nedáva zmysel, očakávame od neho, že zdvihne ruku a bude kričať. A keď treba, aj buchne po stole.
U nás sa snažíme asistentom dať čo najviac kompetencií. Nie je to len o tom, že dostanú pokyn a vykonajú ho. Čím viac vecí dokážu zmeniť k lepšiemu, tým ich práca viac napĺňa.
My sme podriadení asistentom v tom zmysle, že im pomáhame, aby takéto situácie nenastali a oni ich už nemuseli riešiť. Vieme, že takéto veci musíme hneď naprávať, inak by sa nám to celé zosypalo.
Ako dokážete zistiť, kto sa k vám hodí?
Sčasti to vieme odhadnúť už pri pohovoroch. Keď k nám príde asistent, v prvom momente si všímame, s akou ľahkosťou a jednoduchosťou komunikuje a aký z neho máme pocit. Niektorí ľudia sú v strese a boja sa, či odpovedia správne. To je pre nás prvý znak toho, že potrebujú mať jasné pravidlá, čo je dobré a čo nie.
Ak, naopak, komunikujú s ľahkosťou, plynule a milo, vieme, že sme našli, čo hľadáme. Potom nasleduje 3-týždňové školenie, počas ktorého ľudí lepšie spoznáme a vieme odhaliť ich vlastnosti.
Nehľadáme technicky vyškolených majstrov. To sa dá naučiť aj dodatočne. Chceme byť bližšie k zákazníkom. Chceme, aby komunikácia prebiehala, ako keď sa rozprávate s kamarátom: Vy ma niečo naučíte a ja naučím niečo vás.
Čo je podľa vás na práci asistentov najlepšie?
Spätnú väzbu máme priamo od asistentov. Pravidelne sa ich na to pýtame. Prvá a na 90 % najväčšia zhoda v tom, čo majú na práci radi, je atmosféra na pracovisku.
Veľmi nás to teší, pretože je zvykom, že ľudia v kontaktných centrách bývajú unavení, zažívajú strašné tlaky na efektivitu a necítia podporu.
Ako sa vám darí udržiavať takú dobrú náladu?
Je to tak aj vďaka tomu, že máme veľmi štíhlu organizačnú štruktúru a nehráme sa na hierarchiu. Asistenti môžu kedykoľvek zastaviť na chodbe tímlídra, manažéra, mňa alebo aj generálneho riaditeľa a obrátiť sa na nás.
Druhá vec, ktorú majú asistenti radi, je, že za sebou vidia výsledok. Asistent bežnej zákazníckej linky by vám povedal, že síce pracuje, ale nevidí výsledok, pretože sú veci, ktoré nedokáže ovplyvniť.
U nás sa snažíme asistentom dať čo najviac kompetencií. Nie je to len o tom, že dostanú pokyn a vykonajú ho. Čím viac vecí dokážu zmeniť k lepšiemu, tým ich práca viac napĺňa.
Čo je pre asistentov, naopak, najťažšie?
Najstresujúcejšie sú veci, ktoré nevedia ovplyvniť, napríklad výpadky služieb. Predstavte si, že máte na telefóne zákazníka, ktorému nefunguje služba, a k tomu ste pod obrovským tlakom, pretože viete, že ďalších 50 zákazníkov čaká, kým im niekto vôbec zdvihne telefón. Stres z nemožnosti vyriešiť problém tak, ako by v tej chvíli chceli, je pre nich najväčšou záťažou.
Ďalšia vec je, že táto práca je pre mnohých psychicky náročná. Ak si predstavíte, že máte vyriešiť problém 80 zákazníkov denne, deň za dňom, určite uznáte, že to môže vyčerpať. Nie je to práca pre každého a nie je to len o únave a strese. Nie každý chce niečo takéto riešiť a vyčerpávať sa rozprávaním s inými ľuďmi.
Ak však na to máte vlohy, nechýba vám sociálne cítenie a chcete ľuďom pomáhať, môže to byť veľmi uspokojujúce. Kontaktné centrum funguje už 12 rokov a 10 % zamestnancov tu pracuje od úplného začiatku vrátane mňa.
Zmenili sa zákazníci za tých 12 rokov?
Najväčšia zmena, ktorú vnímam za posledné roky, je, že sú technologicky vyspelejší, informovanejší a oveľa náročnejší. Debata prebieha na úplne inej úrovni a tomu sa aj snažíme prispôsobiť.
Zákazníci oceňujú, ak im niekto vie poradiť a neodsúdi ich za to, že niečo nevedia. Preto ideme do rozhovorov bez predsudkov. Chceme im nielen odpovedať, ale dať im aj niečo navyše a ukázať im, ako môžu lepšie využiť naše služby.
Pozitívne je, že sa ešte stále nevytratila pokora a úcta k zamestnancom. To je niečo, čo nás dokáže vždy príjemne prekvapiť.
Ak si predstavíte, že máte vyriešiť problém 80 zákazníkov denne, deň za dňom, určite uznáte, že to môže vyčerpať. Nie je to práca pre každého a nie je to len o únave a strese.
Vnímam tiež, že zákazníci majú čoraz menej času a menej trpezlivosti. To sa tiež snažíme zvládnuť, prispôsobiť sa trendu a naplniť očakávania.
Ako sa na zákazníckej linke prispôsobujete týmto zmenám, aby ste vyšli ľuďom v ústrety?
Jedna vec je, že chceme zodpovedať otázky zákazníkov. Ako firma však na druhej strane musíme robiť všetko preto, aby tých otázok bolo čo najmenej. To je pohonný motor k tomu, že stále premýšľame nad tým, prečo naše služby nútia zákazníkov vôbec volať.
Chceme byť asistentom, ktorý zákazníka čo najmenej obťažuje riešením a dovysvetľovaním svojich služieb. Rok čo rok máme siahodlhý zoznam aktivít, ktoré potrebujeme urobiť na to, aby nás zákazník ani nepotreboval. Nie preto, že s ním nechceme hovoriť, ale preto, že pre nás je to zrkadlo toho, ako veľmi sú naše služby funkčné, zrozumiteľné a jednoduché.
Vieme, čo zákazníkov trápi, a chceme to napraviť. Dvakrát ročne sa snažíme brainstormovať a premýšľať, čo môžeme urobiť, aby sme sa posunuli ďalej.
Náš generálny riaditeľ Peter Gažík je prvý, ktorý stále hovorí: „Ak máš pocit, že už je všetko dostatočne dobré, znamená to, že nevidíš ďalej a nevidíš príležitosť na to, čo môžeš ešte zmeniť a zlepšiť.“
Ako sa v budúcnosti zmenia kontaktné centrá? Aké sú trendy?
Zmena bude najmä v rýchlosti – ako rýchlo dokážete pomôcť zákazníkovi a vyriešiť jeho požiadavku.
Najväčším trendom je byť bližšie k zákazníkovi. To je to, o čo sa každý snaží. Naproti tomu je tu veľmi silný trend automatizácie a robotizácie.
V O2 sa nesnažíme automatizáciu využívať bezhlavo za každú cenu. Snažíme sa ju nasadzovať iba tam, kde dáva zmysel. Je veľmi tenká hranica medzi tým, čo je ešte únosné a čo už je len technológia, ktorá síce navonok pomáha, ale v konečnom dôsledku brzdí kontakt so zákazníkom. Výzva je nájsť rovnováhu.
Najväčším trendom je byť bližšie k zákazníkovi. To je to, o čo sa každý snaží. Naproti tomu je tu veľmi silný trend automatizácie a robotizácie.
Je veľmi dobré, že dokážeme odstúpiť o pár krokov dozadu, prehodnotiť zabehané veci a ísť aj proti trendom. Teraz sme napríklad zrušili interaktívnu hlasovú voľbu.
Čo je to interaktívna hlasová voľba?
Keď sa dovoláte do zákazníckeho centra, bežne vás privíta automat. Predstaví firmu, vyzve vás, aby ste vyťukali číslo okruhu, s ktorým potrebujete pomôcť, a následne vás prepojí na živého asistenta.
Interaktívna hlasová voľba je doplnkovou službou ku callcentrovej technológii a väčšina centier ju používa od úplného začiatku. To bol aj náš prípad.
Pre zákaznícke centrá je to užitočná služba, pretože zvyšuje efektivitu a šetrí čas živých asistentov. Ak máte veľa produktov a niektoré z nich sú veľmi zložité, vie hlasová voľba šikovne presmerovať zákazníka na špecialistu, ktorý mu dokáže pomôcť.
Z našich prieskumov však vyplýva, že zákazníci hlasovú voľbu neznášajú. Je to vec, ktorá im na zákazníckych centrách najviac prekáža.
Veľmi sa podceňoval moment, že zákazník si v tejto chvíli našiel čas riešiť problém. Ak ho trápime 3-minútovou hlasovou voľbou, „zarábame“ si všetci na problém.
Zákazník je nervózny, zatiaľ sme mu vôbec nepomohli. Nechápe, prečo má niečo vyťukávať a strácať sa v komplikovaných stromoch s možnosťami, ktorým často ani poriadne nerozumie. Z jeho pohľadu ho to len zdržiava.
Ako sa vám podarilo interaktívnu hlasovú voľbu zrušiť?
V prvom rade sme si potrebovali byť istí, že máme všetky produkty, technológie, nástroje a aj kompetencie pre našich asistentov natoľko dobré, že si môžeme dovoliť takýto radikálny krok. Veľmi nám v tom pomohla jednoduchosť, ktorú v O2 razíme od začiatku.
Udržiavame si jednoduché portfólio, vďaka čomu nepotrebujeme extra špecialistov na rôznorodé produkty. Naši asistenti dokážu slušne obsiahnuť všetky témy.
Aby sme mohli zrušiť hlasovú voľbu, vylepšili sme množstvo procesov vo firme. Veríme, že nás to posunie opäť o krok bližšie k našim zákazníkom.
Potrebujete pomôcť s nastavením služieb alebo s prenosom čísla? Na Zákazníckej linke O2 sa vždy dovoláte priamo asistentom, ktorí vám radi pomôžu. Ak ste navyše viazaní inde, zmluvnú pokutu u starého operátora môžete nechať na O2. Viac informácií nájdete na tomto mieste.
