24 rýchlych tipov, ako urobiť viac práce za kratší čas

5. 5. 2016; Autor: Sóda, Titulná foto: Tom Eversley

Čas je tá najvzácnejšia komodita, ktorú máme. Napriek tomu ním veľmi často, aj keď zväčša neúmyselne, mrháme. Môžu za to vonkajšie rušivé prvky, ale aj slabá vôľa či nedostatok motivácie. Prinášame vám preto tento obšírny zoznam jednoduchých zlepšovákov, vďaka ktorým už nebudete chcieť, aby mal deň 30 hodín.

Ako sa zbaviť rušivých prvkov

vyrušenie

Plnú pozornosť dokáže človek udržať iba niekoľko hodín, a aj to nie nepretržite. Denne ju delíme medzi rodinu, kolegov, firmy či médiá. Preto je ťažké pri toľkých príležitostiach na rozptýlenie udržať myseľ zameranú na dôležité veci. Tieto tipy vám pomôžu ju odbremeniť, aby ste sa mohli do práce naplno zahĺbiť.

Naplánujte si deň

Definujte si, ktoré úlohy by ste mali splniť, aby ste si mohli s dobrým pocitom povedať, že ste so sebou spokojní. Ak to spravíte hneď ráno, budete mať priority na celý deň a nebudete sa zaoberať vecami, ktoré počkajú. Keď musí človek rozmýšľať, čo ide robiť ďalej, má tendenciu hľadať zbytočné rozptýlenie.

Vypnite si zvuky a notifikácie na telefóne

Sme priam obklopení vecami, ktoré si vyžadujú našu pozornosť, ktorá nie je nevyčerpateľná. Tu email, tu zas esemeska, o päť minút na to chat. Každé takéto vyrušenie vás vytrhne s drahocenného stavu sústredenej práce. Je to ako keď musíte prudko zabrzdiť v aute. Na rozbeh potom musíte zaradiť jednotku a postupne radiť vyššie, čo trvá nejaký čas.

Zaznamenávajte si vyrušenia

Položte si k počítaču kus papiera, na ktorý si vždy zapíšete, čo a kedy vás vyrušilo. Na konci dňa jednak zbadáte, kedy máte najproduktívnejšie chvíľky, a zároveň to, čo vás najčastejšie vytrhne z pracovného tempa. Potom už stačí mať len dostatočne pevnú vôľu na odstránenie nedostatkov.

Prepnite si prácu na celú obrazovku

Praktické je to najmä vtedy, keď niečo píšete v textovom alebo tabuľkovom editore, alebo sa skrátka venujete jednej aktivite v jednom softvéri. Vo full screen režime ľahšie zabudnete na ľahko dostupné rušiče na internete alebo v počítači.

“Odstrihnite sa” od okolia

Pracovný šum je fajn vec, no ak produktivita kolegov bráni vašej vlastnej, je na čase zmeniť lokalitu. Nie každý však má na takúto “samotku” priestor. Vtedy pomôžu slúchadlá a v nich dobrá, ideálne inštrumentálna hudba bez slov. Ak vám hudba prekáža, vyškúšať môžete napríklad online generátory príjemných ruchov. Zvuk praskajúceho krbu či letnej búrky budú ako balzam pre vašu koncentráciu.

Upracte si stôl

Čistý stôl znamená čistú myseľ. Nechajte si len to, čo potrebujete na splnenie úlohy, ktorej sa venujete. Všetko ostatné odložte niekam nabok, aby vám to nepripomínalo ďalšie povinnosti a neodvádzalo myšlienky inam.

Pracujte offline

Internet ponúka nekonečné množstvo možností na zabíjanie času. Ak vám to aktivita dovoľuje, stiahnite si potrebné veci na prácu na disk a odpojte sa.

Vytvorte si úložisko myšlienok

Väčšinou to býva tak, že keď sa konečne rozbehnete, zazvoní telefón alebo príde kolega s pokynmi od šéfa. Zapíšte si to rýchlo na papier, aby ste to nemuseli držať v hlave a nevytrhli sa z pracovného tempa.

Ako predĺžiť čas sústredenia

Koncentrácia je len jedným zo základov produktívneho dňa. Rovnako dôležité je vedieť tieto momenty natiahnuť na čo najdlhší čas.

Zacvičte si

Fyzická aktivita spôsobuje, že mozog  vylučuje látky, ktoré na krátky čas dokážu zvýšiť mentálny výkon.

Napite sa

Jednoduché, a pritom účinné. Aj mierny smäd, ktorý sotva pociťujete, dokáže viesť k poklesu pozornosti. Položte k sebe pohár vody a dajte si dúšok aspoň každú polhodinu.

Robte len jednu vec naraz

Multitasking je mýtus. Nikto nevie robiť viacero vecí naraz, maximálne sa vie prepínať z jednej aktivity do druhej lepšie než ostatní. V skutočnosti to ani nešetrí čas, výhodnejšie je totiž zoskupiť rovnaké aktivity do väčších celkov. Vybavte si napríklad všetky emaily, prejdite na zmeškané hovory a potom na vybavovanie faktúr. Každá aktivita si vyžaduje odlišné nastavenie mysle a chvíľu trvá kým sa “preladíte”.

Píšte si poznámky rukou

Poznámky z porád a zo stretnutí lepšie spracujte týmto spôsobom. Notebooky totiž veľmi ľahko zlákajú vašu pozornosť inam. Navyše, tým, že na notebooku píšete o čosi rýchlejšie než rukou, máte tendenciu prepisovať doslova všetko, čo počujete, bez ohľadu na to, či je to užitočné.

Dajte si žuvačku

Keď žujete žuvačku, váš organizmus má dojem, že nové živiny sú na ceste a tým pádom vás bude menej otravovať nutkaním ísť niečo zjesť.

Ako zvyšiť chuť do práce

motivácia

Môžete sa vedieť sústrediť ako budhistický mních, no keď vám chýba motivácia, práca sa vlečie a nervozita stúpa.

Povzbuďte sami seba

Vždy keď budete mať krízu, jednoducho si povedzte, že ste zvládli aj horšie veci, alebo že to skrátka dokončíte, lebo nie ste druhá liga. Na prvý pohľad sa to môže zdať trochu zvláštne, ale funguje to.

Rozdeľte si úlohy na menšie časti

Tak ako sa jedlo lepšie trávi po malých sústach, aj ciele sa lepšie dosahujú v čiastkových krokoch. S každou dokončenou úlohou sa dostaví príjemný pocit napredovania, ktorý vás poženie ešte ďalej.

Začnite drobnými úlohami

S prácou je to niekedy ako s rozbehom na bicykli na ťažkom prevode. Najprv sa do toho musíte poriadne zaprieť, premáhať sa, no keď už máte rýchlosť, šliapete takmer bez námahy. Začnite teda menšími úlohami na rozbeh „na ľahšom prevode“, aby ste plynulo prešli na tie väčšie.

Urobte si zoznam hotových úloh

Každá položka, ktorá naň pribudne, bude ako malá odmena pre váš mozog. Pocit dobre vykonanej práce sa znásobí.

Spojte si úlohy s dlhodobým cieľom

Niektoré práce môžu byť len jedným z mnohých krokov procesu, na ktorého začiatok ani koniec nedovidíte. V každej aktivite by ste si mali vidieť jej zmysel, teda to, k akej pozitívnej zmene v konečnom dôsledku prispievate. Aj keď je to, napríklad, len kopírovanie údajov z jednej tabuľky do druhej.

Dajte si odmenu, ale aj trest

Nie je nič zlé na tom, ak si po dobrom výkone doprajete malú radosť. No mali by ste byť k sebe féroví a za nesplnenie úlohy si taktiež niečo odoprieť, aby to malo ten správny výchovný efekt.

Ako veci neodkladať na poslednú chvíľu

facepalm

Prokrastinácia je sklon odkladať veci na neskôr, niekedy až naozaj na poslednú chvíľu. Existuje tá “dobrá” prokrastinácia, vďaka ktorej sa v hlave triedia myšlienky, predstavy a nápady, čo napomáha k lepšiemu výsledku, a to najmä pri tvorivých činnostiach.

Potom je tu tá “zlá”, ktorá je len mrhaním času, pretože viete čo máte robiť a aj ako to máte robiť, no nájdete si výhovorku, prečo ešte nemusíte. Každá práca nás stojí nejakú námahu. Náš mozog je však nastavený na to, aby šetril energiu a namiesto toho hľadal okamžité odmeny. Poznáte to, dopozerám seriál a idem. V nasledujúcich bodoch nájdete pár tipov, ktoré vám ušetria zbytočný stres z nestíhania.

Vytvorte si časovú os činností s konkrétnymi termínmi

Aby vám začala práca pekne odsýpať hneď na začiatku dňa, rozvrhnite si, kedy sa budete chcieť jednotlivým úlohám venovať a dokedy majú byť hotové. Odkladať veci na neskôr začíname najmä vtedy, ak nemáme jasný plán. Ak si úlohy volíte systémom “čo príde”, je tu väčšia šanca, že sa pomedzi to zatúlate niekde na sociálnu sieť.

Merajte čas

Ak to myslíte s využívaním času vážne, mali by ste vedieť odmerať, koľko hodín pracovného dňa ste naozaj efektívni. Veľmi dobre na to poslúži softvér RescueTime, ktorý zaznamená vaše internetové aktivity a rozdelí ich podľa toho, aké boli produktívne.

Po niekoľkých dňoch používania uvidíte, ktoré weby zhltli najviac vášho času, ale aj to, kedy ste boli najusilovnejší. Všetkých “žrútov” času potom môžete zablokovať napríklad softvérom Self Control alebo StayFocusd, ktoré keď už raz zapnete, na vopred stanovený čas vám nedovolia navštíviť najpopulárnejšie voľnočasové weby.

Dajte sa dokopy s niekým, kto robí iný typ práce

Pridajte sa k u kolegovi, ktorý pracuje na inom type úloh, aby ste videli, ako postupujete k spoločnému cieľu, no zároveň nemali dôvod jeden druhému rozprávať o tom, čo robíte. Jednoducho sa nechajte potiahnuť pracovným nasadením toho druhého. Ktovie, po chvíľke to možno bude naopak.

Nehľadajte ten správny čas, kedy začať

Som po obede, nefunguje mi mozog. Ešte si dám kávu a začnem. O hodinu idem na stretnutie, neoplatí sa do ničoho pustiť. Na všetko existuje výhovorka. Ideálne podmienky a zároveň duševné rozpoloženie na prácu nebudete mať asi nikdy. Nehľadajte správny moment. Jednoducho začnite. Najťažších je prvých 10 minút, potom to už ide.

Nekomplikujte, neplánujte do najmenších detailov a nerozmýšľajte, čo všetko sa môže pokaziť

Všetko treba robiť s mierou. Čím viac budete rozmýšľať o týchto veciach a kombinovať všetky scenáre, tým menej času vám ostane na to najdôležitejšie – sústredenú prácu. Či už pracujete rukami, alebo hlavou, nič iné vás k výsledku neprivedie.

Raz týždenne posielame výber toho najlepšieho zo Sódy.

,

Prírodný staviteľ, ktorý považuje hlinu za zázračný materiál

Hlina je preňho dokonalým materiálom, ktorý je navyše mimoriadne ekologický.

čítaj viac