Vystavovanie faktúry je odmenou po vykonanej práci, má však svoje zákonné pravidlá. Ukážeme vám online nástroje, vďaka ktorým všetko hravo zvládnete, vysvetlíme, ako vyplniť povinné údaje a ako si nepomýliť dátumy.
Začali ste podnikať a získali ste zákazníkov, ktorí majú záujem o vaše produkty alebo služby? Gratulujeme, máte za sebou prvý krôčik k úspešnému biznisu. Aby ste mohli od zákazníkov prijať peniaze, musíte im vystaviť doklad. Poradíme vám, ako na to, ak idete vystavovať svoju prvú faktúru.
O2 vám spolu s novým SMART paušálom a ďalšími produktmi na mieru pre svojich biznis klientov prináša aj inšpiratívny obsah, ktorý vás posunie vo férovom podnikaní. Sú pre vás pripravené praktické rady a manuály aj rozhovory s fér podnikateľmi z celého Slovenska. Viac článkov nájdete na www.soda.o2.sk/biznis.
S faktúrami sa stretávame takmer denne, aj keď nepodnikáme. Posielajú ich online predajcovia, mobilní operátori a vôbec všetci, ktorí vám pri platbe nevystavia blok z registračnej pokladnice. Vystaviť faktúru na začiatku podnikania nie je zložité, aj keď musíte dodržať niekoľko pravidiel.
Užitočné nástroje na vystavovanie faktúr, ktoré môžete mať zadarmo
Ak chcete mať istotu, že do faktúry sa dostane všetko, čo tam podľa aktuálnej legislatívy patrí, môžete použiť niektorý z voľne dostupných nástrojov na vystavovanie faktúr.
Veľmi jednoduchý systém nájdete na stránke faktury-online.com. Nemusíte sa nikde registrovať, stačí vyplniť formulár a web vám vypľuje faktúru podľa vašich požiadaviek.
Ak vystavujete viac faktúr a chcete, aby sa automaticky číslovali a ukladali na jednom mieste, máte na výber viacero možností: na iDoklad, iKros alebo Flowii sa stačí zaregistrovať a faktúry môžete vystavovať v cloude.
Pokročilejšou možnosťou je napríklad program Pohoda Start − softvér na účtovníctvo, ktorý môžete využívať zadarmo až do vyčerpania povolených limitov. Ak si ho stiahnete a nainštalujete do počítača, umožní vám nielen vystavovať faktúry, ale aj viesť jednoduché či podvojné účtovníctvo.
Faktúry sa dajú vystaviť aj v Exceli. Pomôže vám vzorová faktúra
Veľa podnikateľov nevyužíva ani jeden z ponúkaných nástrojov a faktúry si vystavujú sami. Často na to používajú Excel. Ak sa rozhodnete pre túto možnosť aj vy, nemusíte si šablónu vytvárať sami − na internete nájdete veľa rôznych vzorových faktúr, v ktorých stačí prepísať údaje a môžete ich používať.
Ak nie ste platiteľom DPH, pomôže vám tento vzor faktúry, ktorý je vytvorený podľa zákona o účtovníctve.
Ak si faktúry vystavujete sami, dajte si vždy dôsledne pozor na to, aby ste používali aktuálny vzor faktúry vytvorený pre krajinu, v ktorej podnikáte. Zákony sa totiž menia a prispôsobujú dobe.
Kto je dodávateľ a kto odberateľ, ako číslovať faktúry a ako sa vyznať v dátumoch
Vo faktúre ste dodávateľom vy. Ten, kto vám má uhradiť sumu, je odberateľom. Odberateľ vám dodá potrebné fakturačné údaje.
Dôležité je správne vyplniť číslo faktúry. Vy si volíte formu číslovania, musí však mať taký tvar, aby sa podľa neho dali jasne chronologicky zoradiť všetky vystavené faktúry. Bežne sa používa číslovanie zložené z roku, v ktorom bola faktúra vystavená, a z čísla faktúry, napríklad 2020001.
Za dátum dodania sa považuje deň, keď ste odberateľovi dodali tovar alebo služby uvedené na faktúre. Dátum vystavenia je deň, keď ste odberateľovi vystavili faktúru. Tieto dátumy bývajú zvyčajne totožné, vyfakturovať by ste však mali obvykle do 15 dní od dodania tovaru alebo služieb.
Dátum splatnosti je deň, do ktorého vám má odberateľ faktúru uhradiť. Zväčša je na dohode medzi vami a odberateľom. Môže sa však stať, že odberateľ stanovený termín nedodrží. Než začnete podnikať potrebné kroky, treba sa pozrieť do Obchodného zákonníka. Ten hovorí, že odberateľ musí faktúru uhradiť do 60 dní od doručenia faktúry alebo inej výzvy na úhradu, aj tu však existujú výnimky.
Variabilný symbol pomôže v účtovníctve
Faktúra musí obsahovať vaše číslo účtu, resp. IBAN. Dobré je uvádzať aj VS, teda variabilný symbol. Veľa podnikateľov používa VS totožný s číslom faktúry z čisto praktického dôvodu: uľahčuje im to párovanie faktúr s výpisom z účtu.
V časti spôsob úhrady môžete zvoliť bankový prevod, hotovosť, dobierku a ďalšie možnosti. Toto rozhodnutie je na vás a na vašej dohode s odberateľom.
Z opisu položiek musí byť jasné, za čo fakturujete
Vo faktúre musí byť jasne zaznačené, za čo fakturujete. Bežne sa na to využíva jednoduchá tabuľka, v ktorej je názov položky, počet dodaných kusov, merná jednotka, jednotková cena, cena spolu za položky a celková cena.
Opis každej položky by mal byť jasný a stručný, aby ste aj pri spätnej kontrole hneď vedeli, za čo ste fakturovali. Podľa toho, v čom podnikáte, môžete uviesť napríklad názov projektu, druh poskytnutej služby či názov predávaného výrobku aj so základnými technickými špecifikáciami. Mernou jednotkou môže byť napríklad kus alebo hodina.
Vo vzorovej faktúre často nájdete miesto na pečiatku s podpisom. Túto časť môžete vynechať, nemáte povinnosť faktúry pečiatkovať a podpisovať. Niektoré podpisy sú na doklade potrebné, ak vediete podvojné účtovníctvo.
Čo ak ste platiteľom DPH
Ak ste platiteľom DPH, vo vašej faktúre bude niekoľko informácií, ktoré vyplývajú zo zákona. Tu nájdete vzorovú faktúru, ktorá vám pomôže.
Všimnite si, že vo vašich údajoch, teda v údajoch dodávateľa, pribudlo IČ DPH a logicky tu nie je vetička o tom, že nie ste platiteľom DPH.
Ďalšie zmeny sú v tabuľke, kde opisujete dodaný tovar alebo službu a uvádzate ceny. Pribudol stĺpec cena bez DPH a DPH, teda jej výška. Pri celkovej fakturovanej sume musíte uviesť aj základ DPH a výšku DPH. Konečnú fakturovanú sumu uvádzate ako súčet týchto dvoch čísel.
O poslednej tabuľke vo vzorovej faktúre a o pečiatke s podpisom opäť platí, že túto časť vo faktúre môžete vynechať, doplní si ju účtovník.
Čo všetko musíte vo faktúre uviesť podľa Obchodného zákonníka
Podľa Obchodného zákonníka musí každý podnikateľ vo svojich obchodných dokumentoch, teda aj vo faktúre uviesť tieto údaje:
- obchodné meno, sídlo a miesto podnikania,
- právnu formu právnickej osoby,
- identifikačné číslo, ak ho máte pridelené,
- označenie registra, v ktorom ste zapísaný, napríklad Obchodný register,
- číslo zápisu do registra, v ktorom ste zapísaný.
Dokladovať musíte všetky príjmy
Ak už máte faktúru pripravenú presne podľa vašich potrieb, možno sa pýtate, či máte povinnosť ju vystaviť. Veľmi zjednodušená odpoveď je, že či už ste platiteľom DPH, alebo nie, účtovný doklad musíte vystaviť vždy.
Samozrejme, zákony túto povinnosť vysvetľujú veľmi podrobne a ak sa domnievate, že by ste pri vystavovaní faktúr mohli byť z nejakého dôvodu výnimkou, overiť si to môžete napríklad v článku Faktúra – vzor a povinné náležitosti v roku 2020.
Neodkladajte vystavenie faktúry na neskôr
Prirodzene, pri všetkých podnikateľských povinnostiach nebudete mať vždy chuť a čas sedieť za počítačom a vypisovať jednu faktúru za druhou. Neodkladajte však fakturáciu na neskôr. Ako platiteľ DPH máte zo zákona povinnosť vystaviť faktúru do 15 dní od dodania služby alebo tovaru.
Povinnosť vystaviť faktúru do konca kalendárneho mesiaca vzniká, ak ste dodali tovar oslobodený od dane, prijali ste platbu vopred a dodanie služby alebo tovaru je v inom členskom štáte, prípadne ak ste opravovali základ dane.
Ak nie ste platiteľom DPH, musíte faktúru vystaviť v podstate okamžite po tom, čo vznikne situácia, ktorá sa faktúrou môže dokladovať, teda dodanie tovaru a služby alebo prijatie platby vopred.
Prečítajte si aj ďalšie časti sprievodcu faktúrami
- Fakturujete do zahraničia? Je to jednoduchšie, než to vyzerá
- Splatnosť faktúry vypršala a peniaze stále nikde. Čo teraz?
Ušetrite čas a nechajte si od O2 vypracovať komplexnú ponuku služieb na mieru
Ak máte tipy na ďalšie témy, ktoré by vám pomohli v podnikaní, alebo nám chcete poslať spätnú väzbu, či upozorniť na vylepšenie, napíšte nám na . Ďakujeme.