Za neuhradenou faktúrou nemusí byť vždy zlý úmysel. Poradíme vám, čo robiť, keď chyba nastane už pri vystavovaní alebo keď sa faktúra zasekne v procese. Ak ste vyčerpali všetky možnosti a klient stále nezaplatil, prevedieme vás krok za krokom postupom vymáhania peňazí.
Dokončili ste svoju prácu, odovzdali ju, neprišli pripomienky, tak ste vystavili a poslali faktúru. Lehota splatnosti faktúry vypršala a peniaze stále nikde. V takom prípade musíte zachovať chladnú hlavu, nie je nutné hneď alarmovať právnikov. Aj keď zo zákona na to právo máte.
O2 vám spolu s novým SMART paušálom a ďalšími produktmi na mieru pre svojich biznis klientov prináša aj inšpiratívny obsah, ktorý vás posunie vo férovom podnikaní. Sú pre vás pripravené praktické rady a manuály aj rozhovory s fér podnikateľmi z celého Slovenska. Viac článkov nájdete na www.soda.o2.sk/biznis.
Dôvodov, prečo vám odberateľ neuhradil faktúru, môže byť hneď niekoľko a nie vždy musí byť problém na opačnej strane. Pochybiť je totiž ľudské a aj vy ste sa z nepozornosti mohli dopustiť chybičky, pre ktorú zatiaľ márne čakáte na svoju odmenu.
Chyba môže byť aj na vašej strane
Najčastejšie dôvody, pre ktoré vám odberateľ neuhradil faktúru, nájdete v článku Nezaplatené faktúry od odberateľov – ako sa im vyhnúť? My ponúkame rýchly prehľad, ktorý vám pomôže neuhradenej faktúre predísť.
Ideálna situácia by bola, keby vám odberateľ faktúru zaplatil hneď, ako mu príde. To môže fungovať pri malých firmách alebo SZČO, no pri stredných, veľkých a nadnárodných firmách o takomto scenári ani nesnívajte.
Bežný postup spracovania vašej faktúry vo firme odberateľa je takýto:
- zaevidovanie faktúry,
- kontrola a schvaľovací proces,
- zaúčtovanie faktúry,
- výber faktúry na úhradu,
- úhrada.
Je jasné, že pri takomto procese môže nastať chyba v ktoromkoľvek kroku. Preto si vždy dajte záležať na tom, aby sa faktúra dostala do správnych rúk. Teda na oddelenie, ktoré faktúry spracúva. Papierovú faktúru posielajte poštou priamo na oddelenie, rovnako aj elektronickú. Nezabudnite v kópii e-mailu uviesť aj osobu, s ktorou ste o práci komunikovali.
Najčastejšie chyby, pre ktoré vám faktúru neuhradia načas
- Faktúru ste poslali neskoro – ak pošlete faktúru na poslednú chvíľu, takmer s istotou odberateľ dátum splatnosti nedodrží. Preto faktúru posielajte hneď, neodkladajte vystavenie a poslanie na neskôr.
- Vo faktúre sú chyby – ak urobíte vo faktúre akúkoľvek chybu, od formálnych chýb cez chýbajúce číslo objednávky, nesprávne uvedenú cenu až po zlú sadzbu DPH, oddiali to uhradenie faktúry. Faktúru pre istotu aj trikrát skontrolujte a nevystavujte ju o druhej v noci.
- Boli ste pasívni – priebežne sledujte, ktoré faktúry máte uhradené, ktoré nie a koľko času zostáva na ich uhradenie. Ak si všimnete, že splatnosť niektorej faktúry nastane o pár dní, neváhajte sa odberateľovi pripomenúť. Ideálne je informovať sa priamo na finančnom oddelení, či faktúru zaregistrovali a či je všetko v poriadku. Nebuďte otravní, no majte veci pod kontrolou.
Určite si pravidlá reklamácií, aby ste sa vyhli prieťahom
Úhrada vašej faktúry môže meškať aj vtedy, keď sa odberateľovi na vašej práci niečo nepozdáva, chce ju reklamovať, lenže v návale povinností na to zabudol. Spomenie si až vtedy, keď sa pár dní pred dátumom splatnosti pripomeniete a odbije vás s tým, že objednávka nie je naplnená.
Aby ste podobnej situácii predišli, je dobré vopred sa poistiť a uzavrieť s klientom zmluvu, napríklad zmluvu o dielo. Vďaka zmluve ani reklamácia nemusí odďaľovať zaplatenie faktúry.
Pri uzatváraní zmluvy myslite na to, že odberateľ s vašou prácou nemusí byť spokojný. A to aj napriek tomu, že sa vám to predtým nikdy nestalo. Pre takéto prípady je dobré mať v zmluve formulku o tom, že odberateľ je povinný uhradiť faktúru a vašou povinnosťou je čo najskôr chyby odstrániť. Bežnou praxou je tiež mať v zmluve informáciu o tom, že reklamáciu prijímate najneskôr 5 dní od prevzatia objednávky.
Odberateľ váš dátum splatnosti môže ignorovať
Vaša práca reklamovaná nebola. Informovali ste sa na ekonomickom oddelení, či faktúru spracovali, a odpoveď bola „áno“, no peniaze stále nikde? Faktúra zrejme bude v stave rozhodovania o úhrade. Znamená to jednu z nasledujúcich situácií:
- odberateľ má nastavené vlastné štandardizované platobné podmienky. Znie to síce zvláštne, no najmä pri nadnárodných spoločnostiach je bežnou praxou, že faktúry sa uhrádzajú len v konkrétny deň v týždni alebo sú splatnosti nastavené na štandardizované obdobia, bohužiaľ často v trvaní niekoľkých mesiacov,
- odberateľ využil, že ste pasívny a jednoducho s vyplatením vyčkáva,
- odberateľ aktívne riadi financie vo svojej firme. To v preklade znamená, že podľa aktuálnej finančnej situácie, budovania vzťahov s inými klientmi a pre ďalšie dôvody určuje prioritu uhrádzania faktúr majiteľ firmy
Čas na ťažké kalibre: upomienku, pokus o zmier a predžalobnú výzvu
Najhoršou situáciou je, keď odberateľ nie je schopný faktúru uhradiť, pretože jednoducho nemá peniaze. Tento stav môže byť dočasný, ale aj dlhodobý.
Ak ide o dočasný stav, je dôležité dostať od odberateľa všetky potrebné informácie a byť trpezlivý. V lepšom prípade vám faktúru vyplatí o týždeň neskôr, v horšom o pár mesiacov.
Ak ide o dlhodobý stav a odberateľ s vami nekomunikuje, prípadne vás až zavádza, máte k dispozícii:
- upomienku,
- pokus o zmier,
- predžalobnú výzvu.
Tieto nástroje nemajú právne predpísanú formu, ich formulácia je teda na vás. Dôležité však je, že každý jeden z dokumentov musí obsahovať všetky potrebné informácie, aby bolo jasné, o ktorú neuhradenú faktúru ide.
Výstražné dokumenty musíte odberateľovi doručiť v poradí, v akom sme ich vymenovali. Portál podnikajte.sk veľmi podrobne každý z nástrojov vysvetľuje a uvádza príklady ich možného znenia v článku s názvom Upomienka na zaplatenie faktúry, pokus o zmier a predžalobná výzva.
Poslednou možnosťou je žaloba
Ak odberateľ neuhradí faktúru po využití upomienky, pokusu o zmier ani predžalobnej výzvy, zostáva vám už len podanie žaloby na súd o zaplatenie faktúry.
Po kontaktovaní právnika mu budete musieť poskytnúť všetky potrebné doklady k vykonaniu právneho úkonu. Treba počítať so súdnym poplatkom, ktorý tvorí 6 % sumy nezaplatenej faktúry, najmenej však 16,50 €. Služby právnika sa platia zvlášť. Podrobnejšie informácie nájdete v článku s názvom Postup pri vymáhaní splatnej pohľadávky.
Neuhradenú faktúru v účtovníctve vyriešite opravnou položkou
Neuhradená faktúra má vplyv aj na základ dane, preto je dobré upozorniť na ňu aj vášho účtovníka. Ak máte jednoduché účtovníctvo, faktúra základ dane ovplyvňuje až po jej úhrade, v prípade podvojného účtovníctva má faktúra vplyv na základ dane hneď po jej vystavení.
Ak ste sa dostali do situácie, keď predpokladáte, že odberateľ vám faktúru nezaplatí v plnej výške alebo vôbec, musíte vykonať zmenu v účtovníctve opravnou položkou. Opravné položky k neuhradeným faktúram sú komplexnou účtovnou témou.
Prečítajte si aj ďalšie časti sprievodcu faktúrami
- Idete vystavovať faktúru? Zhrnuli sme všetko, čo potrebujete vedieť
- Fakturujete do zahraničia? Je to jednoduchšie, než to vyzerá
Ušetrite čas a nechajte si od O2 vypracovať komplexnú ponuku služieb na mieru
Ak máte tipy na ďalšie témy, ktoré by vám pomohli v podnikaní, alebo nám chcete poslať spätnú väzbu, či upozorniť na vylepšenie, napíšte nám na . Ďakujeme.
Loading...
