Biznis

Idete vystaviť faktúru? Zhrnuli sme všetko, čo potrebujete vedieť

Stačí zvládnuť pár pravidiel a fakturovanie vám pôjde ako po masle

Autor Juraj Recký

Ilustrácia Jozef Arpa

Foto Pexels

Dátum16. 11. 2020

Vystavovanie faktúry je odmenou po vykonanej práci, má však svoje zákonné pravidlá. Ukážeme vám online nástroje, vďaka ktorým všetko hravo zvládnete, vysvetlíme, ako vyplniť povinné údaje a ako si nepomýliť dátumy.

Začali ste podnikať a získali ste zákazníkov, ktorí majú záujem o vaše produkty alebo služby? Gratulujeme, máte za sebou prvý krôčik k úspešnému biznisu. Aby ste mohli od zákazníkov prijať peniaze, musíte im vystaviť doklad. Poradíme vám, ako na to, ak idete vystavovať svoju prvú faktúru.

O2 vám spolu s novým SMART paušálom a ďalšími produktmi na mieru pre svojich biznis klientov prináša aj inšpiratívny obsah, ktorý vás posunie vo férovom podnikaní. Sú pre vás pripravené praktické rady a manuály aj rozhovory s fér podnikateľmi z celého Slovenska. Viac článkov nájdete na www.soda.local/biznis.

S faktúrami sa stretávame takmer denne, aj keď nepodnikáme. Posielajú ich online predajcovia, mobilní operátori a vôbec všetci, ktorí vám pri platbe nevystavia blok z registračnej pokladnice. Vystaviť faktúru na začiatku podnikania nie je zložité, aj keď musíte dodržať niekoľko pravidiel.

Užitočné nástroje na vystavovanie faktúr, ktoré môžete mať zadarmo

Ak chcete mať istotu, že do faktúry sa dostane všetko, čo tam podľa aktuálnej legislatívy patrí, môžete použiť niektorý z voľne dostupných nástrojov na vystavovanie faktúr.

Veľmi jednoduchý systém nájdete na stránke faktury-online.com. Nemusíte sa nikde registrovať, stačí vyplniť formulár a web vám vypľuje faktúru podľa vašich požiadaviek.

Ak vystavujete viac faktúr a chcete, aby sa automaticky číslovali a ukladali na jednom mieste, máte na výber viacero možností: na iDoklad, iKros alebo Flowii sa stačí zaregistrovať a faktúry môžete vystavovať v cloude.

Pokročilejšou možnosťou je napríklad program Pohoda Start − softvér na účtovníctvo, ktorý môžete využívať zadarmo až do vyčerpania povolených limitov. Ak si ho stiahnete a nainštalujete do počítača, umožní vám nielen vystavovať faktúry, ale aj viesť jednoduché či podvojné účtovníctvo.

Faktúry sa dajú vystaviť aj v Exceli. Pomôže vám vzorová faktúra

Veľa podnikateľov nevyužíva ani jeden z ponúkaných nástrojov a faktúry si vystavujú sami. Často na to používajú Excel. Ak sa rozhodnete pre túto možnosť aj vy, nemusíte si šablónu vytvárať sami − na internete nájdete veľa rôznych vzorových faktúr, v ktorých stačí prepísať údaje a môžete ich používať.

Ak nie ste platiteľom DPH, pomôže vám tento vzor faktúry, ktorý je vytvorený podľa zákona o účtovníctve.

Ak si faktúry vystavujete sami, dajte si vždy dôsledne pozor na to, aby ste používali aktuálny vzor faktúry vytvorený pre krajinu, v ktorej podnikáte. Zákony sa totiž menia a prispôsobujú dobe.

Kto je dodávateľ a kto odberateľ, ako číslovať faktúry a ako sa vyznať v dátumoch

Vo faktúre ste dodávateľom vy. Ten, kto vám má uhradiť sumu, je odberateľom. Odberateľ vám dodá potrebné fakturačné údaje.

Dôležité je správne vyplniť číslo faktúry. Vy si volíte formu číslovania, musí však mať taký tvar, aby sa podľa neho dali jasne chronologicky zoradiť všetky vystavené faktúry. Bežne sa používa číslovanie zložené z roku, v ktorom bola faktúra vystavená, a z čísla faktúry, napríklad 2020001.

Za dátum dodania sa považuje deň, keď ste odberateľovi dodali tovar alebo služby uvedené na faktúre. Dátum vystavenia je deň, keď ste odberateľovi vystavili faktúru. Tieto dátumy bývajú zvyčajne totožné, vyfakturovať by ste však mali obvykle do 15 dní od dodania tovaru alebo služieb.

Dátum splatnosti je deň, do ktorého vám má odberateľ faktúru uhradiť. Zväčša je na dohode medzi vami a odberateľom. Môže sa však stať, že odberateľ stanovený termín nedodrží. Než začnete podnikať potrebné kroky, treba sa pozrieť do Obchodného zákonníka. Ten hovorí, že odberateľ musí faktúru uhradiť do 60 dní od doručenia faktúry alebo inej výzvy na úhradu, aj tu však existujú výnimky.

Čo robiť, ak vám odberateľ neuhradí faktúru?

Variabilný symbol pomôže v účtovníctve

Faktúra musí obsahovať vaše číslo účtu, resp. IBAN. Dobré je uvádzať aj VS, teda variabilný symbol. Veľa podnikateľov používa VS totožný s číslom faktúry z čisto praktického dôvodu: uľahčuje im to párovanie faktúr s výpisom z účtu.

V časti spôsob úhrady môžete zvoliť bankový prevod, hotovosť, dobierku a ďalšie možnosti. Toto rozhodnutie je na vás a na vašej dohode s odberateľom.

Z opisu položiek musí byť jasné, za čo fakturujete

Vo faktúre musí byť jasne zaznačené, za čo fakturujete. Bežne sa na to využíva jednoduchá tabuľka, v ktorej je názov položky, počet dodaných kusov, merná jednotka, jednotková cena, cena spolu za položky a celková cena.

Opis každej položky by mal byť jasný a stručný, aby ste aj pri spätnej kontrole hneď vedeli, za čo ste fakturovali. Podľa toho, v čom podnikáte, môžete uviesť napríklad názov projektu, druh poskytnutej služby či názov predávaného výrobku aj so základnými technickými špecifikáciami. Mernou jednotkou môže byť napríklad kus alebo hodina.

Vo vzorovej faktúre často nájdete miesto na pečiatku s podpisom. Túto časť môžete vynechať, nemáte povinnosť faktúry pečiatkovať a podpisovať. Niektoré podpisy sú na doklade potrebné, ak vediete podvojné účtovníctvo.

Čo ak ste platiteľom DPH

Ak ste platiteľom DPH, vo vašej faktúre bude niekoľko informácií, ktoré vyplývajú zo zákona. Tu nájdete vzorovú faktúru, ktorá vám pomôže.

Všimnite si, že vo vašich údajoch, teda v údajoch dodávateľa, pribudlo IČ DPH a logicky tu nie je vetička o tom, že nie ste platiteľom DPH.

Ďalšie zmeny sú v tabuľke, kde opisujete dodaný tovar alebo službu a uvádzate ceny. Pribudol stĺpec cena bez DPH a DPH, teda jej výška. Pri celkovej fakturovanej sume musíte uviesť aj základ DPH a výšku DPH. Konečnú fakturovanú sumu uvádzate ako súčet týchto dvoch čísel.

O poslednej tabuľke vo vzorovej faktúre a o pečiatke s podpisom opäť platí, že túto časť vo faktúre môžete vynechať, doplní si ju účtovník.

Ako vystaviť faktúru do zahraničia? Prečítajte si

Čo všetko musíte vo faktúre uviesť podľa Obchodného zákonníka

Podľa Obchodného zákonníka musí každý podnikateľ vo svojich obchodných dokumentoch, teda aj vo faktúre uviesť tieto údaje:

obchodné meno, sídlo a miesto podnikania,
právnu formu právnickej osoby,
identifikačné číslo, ak ho máte pridelené,
označenie registra, v ktorom ste zapísaný, napríklad Obchodný register,
číslo zápisu do registra, v ktorom ste zapísaný.

Dokladovať musíte všetky príjmy

Ak už máte faktúru pripravenú presne podľa vašich potrieb, možno sa pýtate, či máte povinnosť ju vystaviť. Veľmi zjednodušená odpoveď je, že či už ste platiteľom DPH, alebo nie, účtovný doklad musíte vystaviť vždy.

Samozrejme, zákony túto povinnosť vysvetľujú veľmi podrobne a ak sa domnievate, že by ste pri vystavovaní faktúr mohli byť z nejakého dôvodu výnimkou, overiť si to môžete napríklad v článku Faktúra – vzor a povinné náležitosti v roku 2020.

Neodkladajte vystavenie faktúry na neskôr

Prirodzene, pri všetkých podnikateľských povinnostiach nebudete mať vždy chuť a čas sedieť za počítačom a vypisovať jednu faktúru za druhou. Neodkladajte však fakturáciu na neskôr. Ako platiteľ DPH máte zo zákona povinnosť vystaviť faktúru do 15 dní od dodania služby alebo tovaru.

Povinnosť vystaviť faktúru do konca kalendárneho mesiaca vzniká, ak ste dodali tovar oslobodený od dane, prijali ste platbu vopred a dodanie služby alebo tovaru je v inom členskom štáte, prípadne ak ste opravovali základ dane.

Ak nie ste platiteľom DPH, musíte faktúru vystaviť v podstate okamžite po tom, čo vznikne situácia, ktorá sa faktúrou môže dokladovať, teda dodanie tovaru a služby alebo prijatie platby vopred.

Prečítajte si aj ďalšie časti sprievodcu faktúrami

[soda-form id=“558588″]

Ak máte tipy na ďalšie témy, ktoré by vám pomohli v podnikaní, alebo nám chcete poslať spätnú väzbu, či upozorniť na vylepšenie, napíšte nám na soda@o2.sk. Ďakujeme.

Podnikajte.sk

Podnikajte.sk je špecializovaný podnikateľský portál, ktorý na jednom mieste prináša inšpiratívne príbehy, reálne podnikateľské skúsenosti, praktické príklady a know-how od skúsených odborníkov. Vznikol v roku 2007 a dlhodobo si medzi čitateľmi drží vysokú kredibilitu. Obľúbenosť portálu potvrdzuje aj nezávislé meranie IAB, podľa ktorého je Podnikajte.sk jednotkou v kategórii podnikatelia a živnostníci.

Páčil sa vám článok?

Biznis

Ako premeniť hobby na profitabilný biznis

Obklopte sa ľuďmi, ktorí sú múdrejší ako vy, a ďalších 7 rád od zakladateľov vydavateľstva Absynt

Autor Petra Gabaríková

Foto Krzysztof Pacholak

Dátum16. 2. 2021

Ak začínate podnikať, nemusíte vedieť všetko ani nemusíte hneď vynájsť koleso. Stačí vedieť, kde hľadať informácie, a dokázať sa obzrieť okolo seba. Nesmie vám však chýbať vášeň, jedinečnosť a odvaha robiť chyby.

Využite všetky možnosti, ktoré vám podnikanie zjednodušia

Ak aj vy patríte k podnikateľom, ktorí sú vďační za každú dostupnú pomoc, urobte si zo smartfónu skutočného pracovného pomocníka. Aby ste ho však dokázali naplno využiť, potrebujete veľké množstvo dát na aplikácie, ktoré to umožnia. O2 má pre vás riešenie, vďaka ktorému sa už nebudete musieť obmedzovať. Titánový O2 SMART Paušál vám ponúka okrem neobmedzených dát, volaní, SMS a MMS aj predplatné aplikácií, ktoré si môžete variabilne vybrať tak, aby maximálne uľahčili váš biznis.

Pustiť sa do rozbehu vlastného biznisu si vyžaduje dávku odvahy, obzvlášť v dnešnej dobe a pokiaľ s podnikaním nemáte žiadne predchádzajúce skúsenosti.

Juraj Koudela a Filip Ostrowski stáli pred podobnou výzvou v roku 2015, keď sa pohrávali s myšlienkou založiť vydavateľstvo. Podľa nich neexistuje presný návod, ktorý keď dodržíte, váš sen sa zaručene splní. Existujú však isté univerzálne pravidlá, ktoré môžu znieť ako klišé, no ak ich hlbšie pochopíte a začnete sa nimi riadiť, váš úspech bude na dosah.

Čítajte a vzdelávajte sa

Bez ohľadu na to, v akom segmente sa rozhodnete podnikať, pravidlá biznisu sú nemenné vo všetkých oblastiach. Juraj Koudela odporúča začať triviálnym krokom, akým je obyčajné prečítanie knihy.

Filip Ostrowski

„Môže sa stať, že pri začiatkoch podnikania vaše predstavy nemusia zodpovedať realite. Stalo sa to aj nám. Nájdite si vhodnú literatúru a zdroje, ktoré vám priblížia svet podnikania. Pomôže vám to vytvoriť si detailnejší pohľad na to, čo všetko budete potrebovať a ako postupovať,“ hovorí.

„Začínali sme od nuly a s Jurajom sme si prešli celým procesom zakladania biznisu. Keby nám v tom čase niekto urobil prednášku o tom, aké to je založiť firmu, myslím, že by nám to veľmi pomohlo,“ dodáva Filip Ostrowski.

Nevymýšľajte koleso

Načo vymýšľať koleso, keď je už vymyslené. Množstvo ľudí má v súvislosti s podnikaním dojem, že musia priniesť na trh niečo prevratné, niečo, čo tu ešte nebolo. Môže to tak byť, ale nemusí.

Rozhovor so zakladateľmi Absyntu: Chceme zvyšovať úroveň vydávania kníh

„Stačí sa poobzerať okolo seba a byť vnímavý k sebe a svojmu okoliu. Pýtajte sa samých seba, čo vám chýba, čo chýba vašim kamarátom a známym a ako by ste im vedeli pomôcť a priniesť riešenie ich problému. Sú veci, ktoré fungujú v zahraničí a v iných štátoch, a nie je vylúčené, že by mohli fungovať aj u nás. Tak to bolo aj v našom prípade,“ hovorí Filip Ostrowski.

Obklopte sa ľuďmi, ktorí sú múdrejší ako vy

Množstvo ľudí je presvedčených, že pred tým, ako sa pustia do podnikania, musia byť odborníkmi na všetko. Myslia si, že sa musia dovzdelať a stať sa expertmi na všetky súčasti biznisu. V skutočnosti od vás nikto neočakáva, že budete vedieť všetko, a ani to nie je potrebné.

„Vyhľadajte a kontaktujte odborníkov z fachu, ktorí majú skúsenosti, vedia, ako funguje trh, a poradia vám, na čo sa zamerať a čomu, naopak, nevenovať pozornosť. Pýtajte sa, zbierajte informácie, sumarizujte a vyhodnocujte,“ radí Juraj Koudela.

Vášeň je základ

Je prirodzené, že máte obavy a pochybnosti o tom, či vaše podnikateľské plány vyjdú. Strach však nesmie byť pre vás prekážkou, ale hnacím motorom, ktorý vám bude dávať silu a odvahu nevzdať sa. To dokážete len vtedy, keď je to, čo robíte, vašou vášňou.

Filip Ostrowski, dizajnérka Pavlína Morháčová, tajomníčka redakcie Mirka Kobrtková, správkyňa sociálnych sietí Soňa Balážová a Juraj Koudela

„Ono to znie tak americky, ale každý rok si viac a viac uvedomujem, že práve vášeň a nadšenie, ktoré vkladáme do podnikania, nám umožňujú stále napredovať. Ak vás to, čo robíte alebo sa ešte len chystáte robiť, vnútorne napĺňa, prináša vám to radosť a ste ochotní za to zabojovať, až vtedy môžete dosiahnuť všetko, čo ste si zaumienili,“ vysvetľuje Filip Ostrowski.

Nebojte sa robiť chyby

Či váš biznis vyjde alebo nie, je do istej miery lotéria. No skrachovať môžu aj firmy, ktoré majú 20-ročnú históriu. Akokoľvek máte dokonalý plán, pravdepodobne nastanú momenty, ktoré vás prekvapia a možno zrazia na kolená. V takých chvíľach je potrebné zabojovať.

Oplatí sa vám odložiť si daňové priznanie?

„Musíte byť draví, no súčasne skromní. Neustále sa vzdelávať, zdokonaľovať, a keď sa niečo pokazí, treba sa z toho len poučiť a ísť ďalej. Znie to tak jednoducho, no ak spĺňate tieto kritériá, môžete podnikať v čomkoľvek,“ tvrdí Filip Ostrowski.

Buďte autentický

Odhaliť zákulisie a ukázať pravú tvár sa dnes vo svete biznisu veľmi cení. To je to, čo ľudí zaujíma a vďaka čomu sa vedia s vašou službou alebo produktom viac stotožniť. Majú pocit, že vás poznajú, a ľahko si s nimi vytvoríte dôverný vzťah.

„Čitateľom je sympatické, že s nimi zdieľame svoj príbeh. Vystupovať v role rovnocenných partnerov nám umožňuje priblížiť sa im a vytvoriť tak úzky priateľský vzťah. Považujeme to za dôležitú súčasť budovania značky a marketingu. Je to oveľa cennejšie ako len inzercia v novinách s obrázkom obálky najnovšej knihy.“

Majte pri sebe parťáka

Vo dvojici idú veci vždy ľahšie. To, že máte pri sebe niekoho, kto vám je oporou, dodá vám odvahu a podporí vás vždy, keď to potrebujete, je pri podnikaní naozaj dôležité.

Juraj Koudela

Nie každý si dokáže nájsť podobne nadšeného partnera, no Filip Ostrowski na základe svojich doterajších skúseností považuje partnerstvo v biznise za kľúčové, ba až nevyhnutné.

„Obaja zastávame názor, že pracovať vo dvojici je vždy ľahšie. Keď človek začne robiť niečo nové, prechádza rôznymi obdobiami a aj pochybnosťami, či to má vôbec zmysel. Partner danú situáciu môže vnímať v iných farbách a je vám protiváhou. Vie vás potiahnuť a nakopnúť. A zároveň sa to môže kedykoľvek otočiť a úlohu podporovateľa preberiete vy,“ vysvetľuje.

Konajte aj napriek strachu

Juraj a Filip sa zhodujú na jednom: „Pokiaľ chcete mať niečo, čo ste doteraz nemali, musíte robiť niečo, čo ste doteraz nerobili.“

Tento známy výrok potvrdzuje, že bez uskutočnenia prvých krokov sa nič neudeje. Ak túžite vytvoriť niečo unikátne, nesmiete čakať, že vám do rúk niekto vloží kľúčik, ktorým stačí otočiť a otvoria sa vám dvere k príležitostiam. Otvoriť ich budete musieť sami – systematickou prácou, húževnatou aktivitou a ochotou zariskovať.