Biznis

Splatnosť faktúry vypršala a peniaze stále nikde. Čo teraz?

Ak vám klient nezaplatí, neváhajte a využite všetky kroky od prvého upozornenia až po žalobu

Autor Juraj Recký

Ilustrácia Jozef Arpa

Foto Pexels

Dátum16. 11. 2020

Za neuhradenou faktúrou nemusí byť vždy zlý úmysel. Poradíme vám, čo robiť, keď chyba nastane už pri vystavovaní alebo keď sa faktúra zasekne v procese. Ak ste vyčerpali všetky možnosti a klient stále nezaplatil, prevedieme vás krok za krokom postupom vymáhania peňazí.

Dokončili ste svoju prácu, odovzdali ju, neprišli pripomienky, tak ste vystavili a poslali faktúru. Lehota splatnosti faktúry vypršala a peniaze stále nikde. V takom prípade musíte zachovať chladnú hlavu, nie je nutné hneď alarmovať právnikov. Aj keď zo zákona na to právo máte.

O2 vám spolu s novým SMART paušálom a ďalšími produktmi na mieru pre svojich biznis klientov prináša aj inšpiratívny obsah, ktorý vás posunie vo férovom podnikaní. Sú pre vás pripravené praktické rady a manuály aj rozhovory s fér podnikateľmi z celého Slovenska. Viac článkov nájdete na www.soda.local/biznis.

Dôvodov, prečo vám odberateľ neuhradil faktúru, môže byť hneď niekoľko a nie vždy musí byť problém na opačnej strane. Pochybiť je totiž ľudské a aj vy ste sa z nepozornosti mohli dopustiť chybičky, pre ktorú zatiaľ márne čakáte na svoju odmenu.

Chyba môže byť aj na vašej strane

Najčastejšie dôvody, pre ktoré vám odberateľ neuhradil faktúru, nájdete v článku Nezaplatené faktúry od odberateľov – ako sa im vyhnúť? My ponúkame rýchly prehľad, ktorý vám pomôže neuhradenej faktúre predísť.

Idete vystavovať faktúru? Zhrnuli sme všetko, čo potrebujete vedieť

Ideálna situácia by bola, keby vám odberateľ faktúru zaplatil hneď, ako mu príde. To môže fungovať pri malých firmách alebo SZČO, no pri stredných, veľkých a nadnárodných firmách o takomto scenári ani nesnívajte.

Bežný postup spracovania vašej faktúry vo firme odberateľa je takýto:

zaevidovanie faktúry,
kontrola a schvaľovací proces,
zaúčtovanie faktúry,
výber faktúry na úhradu,
úhrada.

Je jasné, že pri takomto procese môže nastať chyba v ktoromkoľvek kroku. Preto si vždy dajte záležať na tom, aby sa faktúra dostala do správnych rúk. Teda na oddelenie, ktoré faktúry spracúva. Papierovú faktúru posielajte poštou priamo na oddelenie, rovnako aj elektronickú. Nezabudnite v kópii e-mailu uviesť aj osobu, s ktorou ste o práci komunikovali.

Najčastejšie chyby, pre ktoré vám faktúru neuhradia načas

Faktúru ste poslali neskoro – ak pošlete faktúru na poslednú chvíľu, takmer s istotou odberateľ dátum splatnosti nedodrží. Preto faktúru posielajte hneď, neodkladajte vystavenie a poslanie na neskôr.
Vo faktúre sú chyby – ak urobíte vo faktúre akúkoľvek chybu, od formálnych chýb cez chýbajúce číslo objednávky, nesprávne uvedenú cenu až po zlú sadzbu DPH, oddiali to uhradenie faktúry. Faktúru pre istotu aj trikrát skontrolujte a nevystavujte ju o druhej v noci.
Boli ste pasívni – priebežne sledujte, ktoré faktúry máte uhradené, ktoré nie a koľko času zostáva na ich uhradenie. Ak si všimnete, že splatnosť niektorej faktúry nastane o pár dní, neváhajte sa odberateľovi pripomenúť. Ideálne je informovať sa priamo na finančnom oddelení, či faktúru zaregistrovali a či je všetko v poriadku. Nebuďte otravní, no majte veci pod kontrolou.

Určite si pravidlá reklamácií, aby ste sa vyhli prieťahom

Úhrada vašej faktúry môže meškať aj vtedy, keď sa odberateľovi na vašej práci niečo nepozdáva, chce ju reklamovať, lenže v návale povinností na to zabudol. Spomenie si až vtedy, keď sa pár dní pred dátumom splatnosti pripomeniete a odbije vás s tým, že objednávka nie je naplnená.

Aby ste podobnej situácii predišli, je dobré vopred sa poistiť a uzavrieť s klientom zmluvu, napríklad zmluvu o dielo. Vďaka zmluve ani reklamácia nemusí odďaľovať zaplatenie faktúry.

Pri uzatváraní zmluvy myslite na to, že odberateľ s vašou prácou nemusí byť spokojný. A to aj napriek tomu, že sa vám to predtým nikdy nestalo. Pre takéto prípady je dobré mať v zmluve formulku o tom, že odberateľ je povinný uhradiť faktúru a vašou povinnosťou je čo najskôr chyby odstrániť. Bežnou praxou je tiež mať v zmluve informáciu o tom, že reklamáciu prijímate najneskôr 5 dní od prevzatia objednávky.

Fakturujete do zahraničia? Je to jednoduchšie, než to vyzerá

Odberateľ váš dátum splatnosti môže ignorovať

Vaša práca reklamovaná nebola. Informovali ste sa na ekonomickom oddelení, či faktúru spracovali, a odpoveď bola „áno“, no peniaze stále nikde? Faktúra zrejme bude v stave rozhodovania o úhrade. Znamená to jednu z nasledujúcich situácií:

odberateľ má nastavené vlastné štandardizované platobné podmienky. Znie to síce zvláštne, no najmä pri nadnárodných spoločnostiach je bežnou praxou, že faktúry sa uhrádzajú len v konkrétny deň v týždni alebo sú splatnosti nastavené na štandardizované obdobia, bohužiaľ často v trvaní niekoľkých mesiacov,
odberateľ využil, že ste pasívny a jednoducho s vyplatením vyčkáva,
odberateľ aktívne riadi financie vo svojej firme. To v preklade znamená, že podľa aktuálnej finančnej situácie, budovania vzťahov s inými klientmi a pre ďalšie dôvody určuje prioritu uhrádzania faktúr majiteľ firmy

Čas na ťažké kalibre: upomienku, pokus o zmier a predžalobnú výzvu

Najhoršou situáciou je, keď odberateľ nie je schopný faktúru uhradiť, pretože jednoducho nemá peniaze. Tento stav môže byť dočasný, ale aj dlhodobý.

Ak ide o dočasný stav, je dôležité dostať od odberateľa všetky potrebné informácie a byť trpezlivý. V lepšom prípade vám faktúru vyplatí o týždeň neskôr, v horšom o pár mesiacov.

Ak ide o dlhodobý stav a odberateľ s vami nekomunikuje, prípadne vás až zavádza, máte k dispozícii:

upomienku,
pokus o zmier,
predžalobnú výzvu.

Tieto nástroje nemajú právne predpísanú formu, ich formulácia je teda na vás. Dôležité však je, že každý jeden z dokumentov musí obsahovať všetky potrebné informácie, aby bolo jasné, o ktorú neuhradenú faktúru ide.

Výstražné dokumenty musíte odberateľovi doručiť v poradí, v akom sme ich vymenovali. Portál podnikajte.sk veľmi podrobne každý z nástrojov vysvetľuje a uvádza príklady ich možného znenia v článku s názvom Upomienka na zaplatenie faktúry, pokus o zmier a predžalobná výzva.

Poslednou možnosťou je žaloba

Ak odberateľ neuhradí faktúru po využití upomienky, pokusu o zmier ani predžalobnej výzvy, zostáva vám už len podanie žaloby na súd o zaplatenie faktúry.

Po kontaktovaní právnika mu budete musieť poskytnúť všetky potrebné doklady k vykonaniu právneho úkonu. Treba počítať so súdnym poplatkom, ktorý tvorí 6 % sumy nezaplatenej faktúry, najmenej však 16,50 €. Služby právnika sa platia zvlášť. Podrobnejšie informácie nájdete v článku s názvom Postup pri vymáhaní splatnej pohľadávky.

Neuhradenú faktúru v účtovníctve vyriešite opravnou položkou

Neuhradená faktúra má vplyv aj na základ dane, preto je dobré upozorniť na ňu aj vášho účtovníka. Ak máte jednoduché účtovníctvo, faktúra základ dane ovplyvňuje až po jej úhrade, v prípade podvojného účtovníctva má faktúra vplyv na základ dane hneď po jej vystavení.

Ak ste sa dostali do situácie, keď predpokladáte, že odberateľ vám faktúru nezaplatí v plnej výške alebo vôbec, musíte vykonať zmenu v účtovníctve opravnou položkou. Opravné položky k neuhradeným faktúram sú komplexnou účtovnou témou.

Prečítajte si aj ďalšie časti sprievodcu faktúrami

[soda-form id=“558588″]

Ak máte tipy na ďalšie témy, ktoré by vám pomohli v podnikaní, alebo nám chcete poslať spätnú väzbu, či upozorniť na vylepšenie, napíšte nám na soda@o2.sk. Ďakujeme.

Podnikajte.sk

Podnikajte.sk je špecializovaný podnikateľský portál, ktorý na jednom mieste prináša inšpiratívne príbehy, reálne podnikateľské skúsenosti, praktické príklady a know-how od skúsených odborníkov. Vznikol v roku 2007 a dlhodobo si medzi čitateľmi drží vysokú kredibilitu. Obľúbenosť portálu potvrdzuje aj nezávislé meranie IAB, podľa ktorého je Podnikajte.sk jednotkou v kategórii podnikatelia a živnostníci.

Páčil sa vám článok?

Biznis

Ako premeniť hobby na profitabilný biznis

Obklopte sa ľuďmi, ktorí sú múdrejší ako vy, a ďalších 7 rád od zakladateľov vydavateľstva Absynt

Autor Petra Gabaríková

Foto Krzysztof Pacholak

Dátum16. 2. 2021

Ak začínate podnikať, nemusíte vedieť všetko ani nemusíte hneď vynájsť koleso. Stačí vedieť, kde hľadať informácie, a dokázať sa obzrieť okolo seba. Nesmie vám však chýbať vášeň, jedinečnosť a odvaha robiť chyby.

Využite všetky možnosti, ktoré vám podnikanie zjednodušia

Ak aj vy patríte k podnikateľom, ktorí sú vďační za každú dostupnú pomoc, urobte si zo smartfónu skutočného pracovného pomocníka. Aby ste ho však dokázali naplno využiť, potrebujete veľké množstvo dát na aplikácie, ktoré to umožnia. O2 má pre vás riešenie, vďaka ktorému sa už nebudete musieť obmedzovať. Titánový O2 SMART Paušál vám ponúka okrem neobmedzených dát, volaní, SMS a MMS aj predplatné aplikácií, ktoré si môžete variabilne vybrať tak, aby maximálne uľahčili váš biznis.

Pustiť sa do rozbehu vlastného biznisu si vyžaduje dávku odvahy, obzvlášť v dnešnej dobe a pokiaľ s podnikaním nemáte žiadne predchádzajúce skúsenosti.

Juraj Koudela a Filip Ostrowski stáli pred podobnou výzvou v roku 2015, keď sa pohrávali s myšlienkou založiť vydavateľstvo. Podľa nich neexistuje presný návod, ktorý keď dodržíte, váš sen sa zaručene splní. Existujú však isté univerzálne pravidlá, ktoré môžu znieť ako klišé, no ak ich hlbšie pochopíte a začnete sa nimi riadiť, váš úspech bude na dosah.

Čítajte a vzdelávajte sa

Bez ohľadu na to, v akom segmente sa rozhodnete podnikať, pravidlá biznisu sú nemenné vo všetkých oblastiach. Juraj Koudela odporúča začať triviálnym krokom, akým je obyčajné prečítanie knihy.

Filip Ostrowski

„Môže sa stať, že pri začiatkoch podnikania vaše predstavy nemusia zodpovedať realite. Stalo sa to aj nám. Nájdite si vhodnú literatúru a zdroje, ktoré vám priblížia svet podnikania. Pomôže vám to vytvoriť si detailnejší pohľad na to, čo všetko budete potrebovať a ako postupovať,“ hovorí.

„Začínali sme od nuly a s Jurajom sme si prešli celým procesom zakladania biznisu. Keby nám v tom čase niekto urobil prednášku o tom, aké to je založiť firmu, myslím, že by nám to veľmi pomohlo,“ dodáva Filip Ostrowski.

Nevymýšľajte koleso

Načo vymýšľať koleso, keď je už vymyslené. Množstvo ľudí má v súvislosti s podnikaním dojem, že musia priniesť na trh niečo prevratné, niečo, čo tu ešte nebolo. Môže to tak byť, ale nemusí.

Rozhovor so zakladateľmi Absyntu: Chceme zvyšovať úroveň vydávania kníh

„Stačí sa poobzerať okolo seba a byť vnímavý k sebe a svojmu okoliu. Pýtajte sa samých seba, čo vám chýba, čo chýba vašim kamarátom a známym a ako by ste im vedeli pomôcť a priniesť riešenie ich problému. Sú veci, ktoré fungujú v zahraničí a v iných štátoch, a nie je vylúčené, že by mohli fungovať aj u nás. Tak to bolo aj v našom prípade,“ hovorí Filip Ostrowski.

Obklopte sa ľuďmi, ktorí sú múdrejší ako vy

Množstvo ľudí je presvedčených, že pred tým, ako sa pustia do podnikania, musia byť odborníkmi na všetko. Myslia si, že sa musia dovzdelať a stať sa expertmi na všetky súčasti biznisu. V skutočnosti od vás nikto neočakáva, že budete vedieť všetko, a ani to nie je potrebné.

„Vyhľadajte a kontaktujte odborníkov z fachu, ktorí majú skúsenosti, vedia, ako funguje trh, a poradia vám, na čo sa zamerať a čomu, naopak, nevenovať pozornosť. Pýtajte sa, zbierajte informácie, sumarizujte a vyhodnocujte,“ radí Juraj Koudela.

Vášeň je základ

Je prirodzené, že máte obavy a pochybnosti o tom, či vaše podnikateľské plány vyjdú. Strach však nesmie byť pre vás prekážkou, ale hnacím motorom, ktorý vám bude dávať silu a odvahu nevzdať sa. To dokážete len vtedy, keď je to, čo robíte, vašou vášňou.

Filip Ostrowski, dizajnérka Pavlína Morháčová, tajomníčka redakcie Mirka Kobrtková, správkyňa sociálnych sietí Soňa Balážová a Juraj Koudela

„Ono to znie tak americky, ale každý rok si viac a viac uvedomujem, že práve vášeň a nadšenie, ktoré vkladáme do podnikania, nám umožňujú stále napredovať. Ak vás to, čo robíte alebo sa ešte len chystáte robiť, vnútorne napĺňa, prináša vám to radosť a ste ochotní za to zabojovať, až vtedy môžete dosiahnuť všetko, čo ste si zaumienili,“ vysvetľuje Filip Ostrowski.

Nebojte sa robiť chyby

Či váš biznis vyjde alebo nie, je do istej miery lotéria. No skrachovať môžu aj firmy, ktoré majú 20-ročnú históriu. Akokoľvek máte dokonalý plán, pravdepodobne nastanú momenty, ktoré vás prekvapia a možno zrazia na kolená. V takých chvíľach je potrebné zabojovať.

Oplatí sa vám odložiť si daňové priznanie?

„Musíte byť draví, no súčasne skromní. Neustále sa vzdelávať, zdokonaľovať, a keď sa niečo pokazí, treba sa z toho len poučiť a ísť ďalej. Znie to tak jednoducho, no ak spĺňate tieto kritériá, môžete podnikať v čomkoľvek,“ tvrdí Filip Ostrowski.

Buďte autentický

Odhaliť zákulisie a ukázať pravú tvár sa dnes vo svete biznisu veľmi cení. To je to, čo ľudí zaujíma a vďaka čomu sa vedia s vašou službou alebo produktom viac stotožniť. Majú pocit, že vás poznajú, a ľahko si s nimi vytvoríte dôverný vzťah.

„Čitateľom je sympatické, že s nimi zdieľame svoj príbeh. Vystupovať v role rovnocenných partnerov nám umožňuje priblížiť sa im a vytvoriť tak úzky priateľský vzťah. Považujeme to za dôležitú súčasť budovania značky a marketingu. Je to oveľa cennejšie ako len inzercia v novinách s obrázkom obálky najnovšej knihy.“

Majte pri sebe parťáka

Vo dvojici idú veci vždy ľahšie. To, že máte pri sebe niekoho, kto vám je oporou, dodá vám odvahu a podporí vás vždy, keď to potrebujete, je pri podnikaní naozaj dôležité.

Juraj Koudela

Nie každý si dokáže nájsť podobne nadšeného partnera, no Filip Ostrowski na základe svojich doterajších skúseností považuje partnerstvo v biznise za kľúčové, ba až nevyhnutné.

„Obaja zastávame názor, že pracovať vo dvojici je vždy ľahšie. Keď človek začne robiť niečo nové, prechádza rôznymi obdobiami a aj pochybnosťami, či to má vôbec zmysel. Partner danú situáciu môže vnímať v iných farbách a je vám protiváhou. Vie vás potiahnuť a nakopnúť. A zároveň sa to môže kedykoľvek otočiť a úlohu podporovateľa preberiete vy,“ vysvetľuje.

Konajte aj napriek strachu

Juraj a Filip sa zhodujú na jednom: „Pokiaľ chcete mať niečo, čo ste doteraz nemali, musíte robiť niečo, čo ste doteraz nerobili.“

Tento známy výrok potvrdzuje, že bez uskutočnenia prvých krokov sa nič neudeje. Ak túžite vytvoriť niečo unikátne, nesmiete čakať, že vám do rúk niekto vloží kľúčik, ktorým stačí otočiť a otvoria sa vám dvere k príležitostiam. Otvoriť ich budete musieť sami – systematickou prácou, húževnatou aktivitou a ochotou zariskovať.