Plytvanie časom, nuda, chaos bez výsledkov – to všetko sú dôvody, pre ktoré ľudia pri slove porada gúľajú očami. Dali sme dokopy niekoľko pravidiel z firmy Google, ako porady robiť – a kedy je dobré ich zrušiť.

1. Dlhé “update” porady? Zrušiť

Všetko, čo na takýchto poradách odznie, si môžu členovia tímu napísať do skupinového chatu alebo emailu. Zrušte ich a zaveďte vnútrofiremný chat, napríklad Slack.

2. Riaďte sa týmto nákresom (a zrušte ďalšie porady)

Poradu nezvolávajte, kým nemáte odpovede na všetky otázky z diagramu. Inak je dosť pravdepodobné, že zabijete viac času, než je naozaj nutné.

Preklad schémy: Potrebujete o niečom rozhodnúť?

Nie > Zvážte, či je nutné sa stretnúť

Áno > O čom presne potrebujete rozhodnúť? > Kto o tom rozhodne? > Kto na to bude dozerať? > Aká bude agenda? > Ako dlho?  > Kedy?

3. Zaveďte prechádzky. Vo dvojici a so šéfom.

Stretnutie medzi štyrmi očami so šéfom vyvoláva predstavu “pozvania na koberček”, no nemalo by to tak byť.

Je to skvelý spôsob, ako ľudí lepšie spoznať, zistiť, kde vidia rezervy, obmedzenia, a čo ich motivuje. Medzi štyrmi očami ľudia povedia viac, než v skupine.

Ideálne uskutočniť mimo kancelárie, napríklad pri krátkej prechádzke. Pri chôdzi sa človek lepšie sústredí a na čerstvom vzduchu mozog lepšie pracuje.

4. Každé ráno päťminútový “nástup”

Krátke päťminútové stretnutia pre maximálne päť až osem ľudí (pri väčšom počte sa rozdeľte). Postavte sa – státie je nepohodlné, takže schôdze budú kratšie.

Slúžia na to, aby ste si v rýchlosti vytvorili prehľad o tom, čo sa bude v daný deň diať. Každý standup – po slovensky to volajme nástup – musí zodpovedať tieto tri otázky:

1. “Čo sa dokončilo včera?”

2. “Čo je na pláne dnes?”

3. “Aké komplikácie môžu nastať?”

Všetko ostatné riešte mimo neho.

5. Celofiremné “bratanie sa” často a pravidelne.

Porady, na ktorých sa zíde celá firma, by mali okrem zdieľania a oslavovania úspechov slúžiť ako akési slobodné fórum, kde sa preberajú ľubovoľné otázky a odpovede o smerovaní firmy.

Nemal by podľa možností chýbať nikto zo zamestnancov.

Eliminovaním neproduktívných porád ušetríte viac času na užitočnejšiu prácu, a takisto si navzájom pomôžete robiť veci lepšie.

Za týždeň to môže byť pár minút, no za jeden rok to predstavuje desiatky človekohodín.