Patríte k ľuďom, ktorí dokážu s časom pracovať efektívne alebo skôr k tým, ktorí sa večne strácajú v množstve úloh? S Andrejom Mikulom, ktorý sa venuje koučingu v oblasti time managementu, a stojí za stránkou TimeManagement.sk, sme sa pozreli bližšie na to, kde Slováci robia pri organizovaní času chyby a ako postupovať v prípade, ak chce človek do svojho života vniesť systém.

Buďte pri práci efektívnejší s novými O2 SMART Paušálmi, ktoré prinášajú veľké balíky dát aj predplatné obľúbených appiek. Chcem vedieť viac

Prečo nie je dobré čítať e-maily hneď po príchode do práce a ako sa vysporiadať s nezdravým perfekcionizmom? Porozprávali sme sa s ním v coworkingovom centre, kde zvykne pracovať.

Žijeme v dobe, ktorá nás núti stíhať všetko, a keď sa nám nedarí, berieme to ako vlastné zlyhanie. V čom podľa vás robia dnešní ľudia najväčšiu chybu?

Najväčšia chyba je, keď sú ľudia stratení v množstve informácií. Nedokážu si vyfiltrovať tie pre nich potrebné a potom si pripúšťajú nezdary. Tiež je zlé, keď si svoje dni alebo ciele neplánujú. Potom sa v tom strácajú, prípadne dňami len plynú a plnia ciele iných ľudí.

Ak si aj niekto ciele dá, tak málo ľudí venuje čas tomu, aby si ich aj zmerali a povedali si, ako to má vo finále vyzerať. Posledným veľkým faktorom je aj obyčajná vďačnosť za veci, ktoré sa im počas dňa stali a pochvala samého seba.

Ako začať s plánovaním svojho času? Aké sú prvé kroky pri plánovaní time managementu?

Absolútne prvý krok je spraviť si prehľad všetkých svojich povinností a úloh, ktoré človeka v budúcnosti čakajú. Pokojne si ich napíšte na jednu A4-ku a dajte tam všetko – od vybavovania e-mailov cez prestavbu kuchyne, dokončenie nového projektu vo firme alebo objednanie sa k zubárovi. Musí tam byť naozaj všetko, je teda dosť možné, že tých papierov zapíšete niekoľko.

Pokúste sa zadeliť si jednotlivé úlohy do kategórií, akými sú práca, doma, voľný čas a podobne. Dávajte si pozor na to, aby ste mali spísané naozaj úlohy a nie projekty. Rozdiel medzi projektom a úlohou spočíva v tom, že projekt je vlastne všetko, čo obsahuje viac ako 2 úlohy.

Projektom je zorganizovanie dovolenky, účtovníctvo a dokonca aj príprava prezentácie do práce, pretože obsahuje viaceré úlohy. V prípade prezentácie si musíte napísať osnovu, vytvoriť dizajn, zohnať obrázky, vytvoriť slajdy, skontrolovať gramatiku, vyskúšať si to na nečisto, urobiť úpravy, uložiť a prípadne odoslať na e-mail.

Tiež myslite na to, čo povedal guru moderného time managmentu David Allen: „Môžete robiť čokoľvek, ale nemôžete robiť všetko.“ Vyberte si teda, čo je pre vás skutočne dôležité a robte iba tie veci. Nesnažte sa robiť všetko. Robte to, čo vám reálne prinesie nejaký benefit.

Je teda dobré zahŕňať si do time managementu aj základné činnosti ako spánok, čas na jedlo, prestávku pri práci a podobne?

Jednoznačne áno, je to súčasťou tzv. energy managementu, ktorý hovorí o tom, že človek má 4 druhy energie. Nie je to však žiadna ezoterika.

Ak chceme fungovať na 100 %, potrebujeme si dobiť baterky a tá baterka, teda naša energia má akoby 4 časti: 1. fyzickú, kam patrí jedlo, pohyb a spánok, 2. emočnú, pod ktorú spadá nálada, vzťah k iným ľuďom alebo samým k sebe. 3. mentálnu, ktorá hovorí o tom, kedy a ako máme relaxovať či sústrediť sa na jednu vec a poslednú spirituálna, ktorá sa zameriava na to, či je každodenná práca a činnosti, ktoré robíme, v súlade s našimi hodnotami.

Preto je dobré položiť si nasledovné otázky: Aký zmysel má to, čo robím? Je to v súlade s mojím vyšším cieľom?

Mnoho ľudí v súčasnosti trávi v práci dlhé hodiny. Koľko času by sme podľa vás mali práci venovať?

Kvantita neznamená kvalita a pracovať dlho teda neznamená pracovať dobre. Tráviť v práci 14 hodín denne a spať necelých 5 možno znie cool, ale je to najkratšia cesta k vyhoreniu a výraznému zhoršeniu zdravotného stavu. Človek potrebuje relaxovať a spať 7 hodín denne. A nielen pre to, aby sa cítil dobre, ale predovšetkým pre to, aby pracoval efektívne.

Naučte sa sami seba pýtať tieto otázky: Ako najlepšie môžem práve teraz využiť svoj čas? Aká aktivita by mi priniesla najväčšiu hodnotu? Vďaka odpovediam na tieto otázky sa naučíte pracovať efektívne a budete pracovať nielen kratšie, ale súčasne svojou prácou dosiahnete lepšie výsledky.

Plánujte si iba 4 až 5 hodín skutočnej práce denne. Ak by sme hovorili o naozaj vysoko intenzívnej práci, 5 hodín denne je naozaj viac ako dosť. Človek by mal dosahovať výsledky a nie počítať, koľko hodín pracuje.

Človek by mal dosahovať výsledky a nie počítať, koľko hodín pracuje.

Aké pomocné nástroje sú podľa vás pri plánovaní času najvhodnejšie (poznámky, papierové diáre, aplikácie)? Ktoré fungujú podľa vás najlepšie, prípadne je to individuálne?

Za tie roky, čo školím time management, som si prešiel snáď všetkými aplikáciami aj diármi a pracoval som s viac ako 1 000 ľuďmi, pričom 95 % z nich používa pero a papier.

Pero a papier jednoducho fungujú, ale treba v tom mať určitý systém. Tých systémov som si vyskúšal naozaj veľa. Každý mal niečo do seba, ale ani jeden nebol perfektný. Preto som sa rozhodol vytvoriť si vlastný systém na plánovanie, ktorý v sebe zahŕňa všetko kľúčové a neobsahuje žiadne zbytočnosti. Je to špeciálne navrhnutý zápisník, v ktorom má všetko svoje miesto.

Áno, používam pero a papier, pretože som presvedčený, že človek je vďaka nim efektívnejší ako s mobilom alebo počítačovou aplikáciou. Kľúčovou funkciu môjho systému je to, že porovnáva plán s realitou každého dňa. Porovnať plán s realitou je podľa mňa absolútne esenciálne, avšak žiadna aplikácia alebo iný diár to zatiaľ v takejto forme nerobia.

S čím majú podľa vás pracujúci Slováci v rámci organizovaní vlastného času najväčší problém?

Jednoznačne v komunikácií a v hovorení nie. Aby som vedel pracovať na tom, čo je skutočne dôležité, musím byť schopný povedať nie milión ďalším veciam. A keby len veciam, ale ľuďom. Ak sa človek potrebuje sústrediť, rôzne vyrušenia a veľké open space kancelárie sú najväčšie zlo.

My Slováci máme vo všeobecnosti problém povedať: „Nie, nebudem to robiť.” Myslíme si, že všetko je dôležité a každej jednej prosbe kolegu alebo príkazu šéfa treba vyhovieť. A to nie je pravda. Ako povedal jeden z najbohatších ľudí sveta Warren Buffett: „Rozdiel medzi úspešnými a veľmi úspešnými ľuďmi je ten, že tí veľmi úspešní hovoria nie takmer na všetko.” Naučte sa hovoriť nie, pretože len tak môžete byť skutočne produktívny a úspešný.

Myslíme si, že každej jednej prosbe kolegu alebo príkazu šéfa treba vyhovieť. A to nie je pravda.

Jedným z častých problémov súčasnosti je až nezdravý perfekcionizmus. Ako sa dá proti nemu bojovať?

Keď sa o tejto téme rozprávam na svojich školeniach, mnohí ľudia s týmto tvrdením často nesúhlasia. Hovoria, že perfekcionizmus je zdravý a je dobré snažiť sa robiť veci kvalitne a neflákať to. Áno, to je absolútna pravda. Robiť veci kvalitne je dôležité a správne, to ale nemá nič spoločné s perfekcionizmom.

Zdravý človek svoju prácu skončí, keď je projekt hotový, človek trpiaci perfekcionizmom ju nedokončí nikdy.

Na začiatok takéhoto boja odporúčam 3 kroky:

1. Opakujte si tieto 2 myšlienky: Dokončené je lepšie ako dokonalé. Dosť dobré je dosť dobré.

2. Pracujte najlepšie, ako viete, ale nie lepšie. Je dôležité, aby ste zo seba vydali maximum a pritom mysleli na seba a oddych po práci.

3. Definujte si, kedy máte hotovo a dodržiavajte to. Tieto hranice si jasne a merateľne určite vopred.

Je dobré mať počas dňa určite rituály, ktoré človeku v istom smere definujú deň?

Každý z nás nejaké rituály má, či už si ich uvedomujeme, alebo nie. Naše dni sú do veľmi veľkej miery podobné. Ráno vstaneme, dáme si kávu, sprchu, raňajky, sme s rodinou a potom utekáme do roboty.

V práci absolútna väčšina z nás ako prvú vec skontroluje e-maily, čo rozhodne nie je ideálne, a potom sa pustí do svojich povinností.

Ak sa nad tým naozaj zamyslíte, zistíte, že aj pracovný deň si rozdeľujete svojimi malými rutinami alebo rituálmi – každý deň máte obed, pracovné stretnutia, kontrolujete e-maily, vybavujete telefonáty. No a v tom lepšom prípade aj večerné plánovanie a zhodnotenia dňa.

Rituály teda má každý z nás, ale dôležité je uvedomovať si ich a zamyslieť sa nad tým, či sú efektívne a či nám naozaj pomáhajú. Mnoho z nás dnes budí mobil a čo je prvá vec, ktorú ráno človek spraví? Chytí mobil a pozrie e-maily a Facebook. Namiesto pokoja a pohody sa tak sami úplne zbytočne vystresujeme. Takže áno, je dobré mať svoje rituály, ale tie rituály musia byť efektívne.

Hovoríte, že po príchode do práce nie je dobré hneď kontrolovať e-maily. Ako by podľa vás mal vyzerať efektívny začiatok pracovného dňa?

V prvom rade je dôležité začať plánovať deň už večer predtým. Sadnite si na chvíľu za stôl a na obyčajnú A4-ku si napíšte zoznam vecí, ktoré chcete zajtra urobiť. Je dosť možné, že po 5 minútach budete mať zapísaný celý papier.

Bohužiaľ, nemôžeme stihnúť všetko a preto sa pokúste na svoj deň pozrieť naozaj realisticky.

Ku každej úlohe si pripíšte približný časový odhad. Hovorí sa, že ak človek plánuje, je optimista a preto by si každý plán mal rovno vynásobiť dvoma. Ak ste si povedali, že e-maily ráno vybavíte za 20 minút, dajte si na ne radšej 40 minút, aby ste mali časovú rezervu a nie časový tlak.

Teraz prichádza veľmi dôležitý bod. Už večer sa rozhodnite, čo je najdôležitejšie. Pozrite sa na svoj zoznam úloh a vyberte si jednu kľúčovú vec, ktorá zajtra musí byť hotová. Zakrúžkujte si ju, nakreslite si k nej obrovský výkričník, prepíšte si ju na žltý lepiaci papierik a po príchode do práce si ho prilepte na monitor alebo inak zvýraznite.

Už večer sa rozhodnite, čo je najdôležitejšie. Pozrite sa na svoj zoznam úloh a vyberte si jednu kľúčovú vec, ktorá zajtra musí byť hotová.

V práci venujte aspoň prvých 45 minút svojej kľúčovej priorite. Venujte ju sebe a svojmu projektu, tomu, čo ste si vy naplánovali. E-maily nechajte na neskôr. Vyskúšajte to a verte mi, že sa začnú diať zázraky.

Ako ste sa vy dostali k time managementu? Viedli vás k tomu problémy s organizovaním vlastného času?

Keď som končil vysokú školu, sám som mal problémy s time managementom. Mal som toho jednoducho veľa – písanie diplomky, živnosť, ďalšia práca, skúšky v škole, no a, samozrejme, chcel som mať aj nejaký čas pre seba. Začal som sa teda vzdelávať, chcel som sa zlepšiť.

Chodil som na kurzy o plánovaní času, čítal knihy, rozprával sa s úspešnými a organizovanými ľuďmi. Keďže som sa vtedy živil robením webstránok, povedal som si, že to všetko budem dávať na blog. A tak vznikol TimeManagement.sk.

Táto práca ma neskutočne baví, pretože na tvárach ľudí a aj z ich spätnej väzby vidím, že ľuďom reálne pomáham. Pomáham im zbaviť sa stresu, pracovať efektívnejšie a viac si užívať život. Pomáham ľuďom využívať ich čas múdro, čo pre každého znamená niečo iné. Pre niekoho je to maximálne efektívna práca 10 hodín denne a k tomu prislúchajúce benefity, pre niekoho je to pohoda a čas na rodinu.

Aby ste boli pri práci produktívnejší, stavte na nové O2 SMART Paušály, ktoré prinášajú nielen neobmedzené volania, SMS a MMS v celej EÚ, ale aj veľké balíky dát a predplatné obľúbených appiek. Viac informácií sa dozviete na www.o2.sk alebo v ktorejkoľvek O2 Predajni, kde vám pomôžu vyskladať si paušál presne podľa vašich potrieb.