Odborník na time management: Nesnažte sa robiť všetko

„Myslíme si, že všetko je dôležité a každej jednej prosbe kolegu alebo príkazu šéfa treba vyhovieť. A to nie je pravda,“ hovorí Andrej Mikula.

Patríte k ľuďom, ktorí dokážu s časom pracovať efektívne alebo skôr k tým, ktorí sa večne strácajú v množstve úloh? S Andrejom Mikulom, ktorý sa venuje koučingu v oblasti time managementu, a stojí za stránkou TimeManagement.sk, sme sa pozreli bližšie na to, kde Slováci robia pri organizovaní času chyby a ako postupovať v prípade, ak chce človek do svojho života vniesť systém.

Prečo nie je dobré čítať e-maily hneď po príchode do práce a ako sa vysporiadať s nezdravým perfekcionizmom? Porozprávali sme sa s ním v coworkingovom centre, kde zvykne pracovať.

Žijeme v dobe, ktorá nás núti stíhať všetko, a keď sa nám nedarí, berieme to ako vlastné zlyhanie. V čom podľa vás robia dnešní ľudia najväčšiu chybu?

Najväčšia chyba je, keď sú ľudia stratení v množstve informácií. Nedokážu si vyfiltrovať tie pre nich potrebné a potom si pripúšťajú nezdary. Tiež je zlé, keď si svoje dni alebo ciele neplánujú. Potom sa v tom strácajú, prípadne dňami len plynú a plnia ciele iných ľudí.

Ak si aj niekto ciele dá, tak málo ľudí venuje čas tomu, aby si ich aj zmerali a povedali si, ako to má vo finále vyzerať. Posledným veľkým faktorom je aj obyčajná vďačnosť za veci, ktoré sa im počas dňa stali a pochvala samého seba.

Ako začať s plánovaním svojho času? Aké sú prvé kroky pri plánovaní time managementu?

Absolútne prvý krok je spraviť si prehľad všetkých svojich povinností a úloh, ktoré človeka v budúcnosti čakajú. Pokojne si ich napíšte na jednu A4-ku a dajte tam všetko – od vybavovania e-mailov cez prestavbu kuchyne, dokončenie nového projektu vo firme alebo objednanie sa k zubárovi. Musí tam byť naozaj všetko, je teda dosť možné, že tých papierov zapíšete niekoľko.

Pokúste sa zadeliť si jednotlivé úlohy do kategórií, akými sú práca, doma, voľný čas a podobne. Dávajte si pozor na to, aby ste mali spísané naozaj úlohy a nie projekty. Rozdiel medzi projektom a úlohou spočíva v tom, že projekt je vlastne všetko, čo obsahuje viac ako 2 úlohy.

Projektom je zorganizovanie dovolenky, účtovníctvo a dokonca aj príprava prezentácie do práce, pretože obsahuje viaceré úlohy. V prípade prezentácie si musíte napísať osnovu, vytvoriť dizajn, zohnať obrázky, vytvoriť slajdy, skontrolovať gramatiku, vyskúšať si to na nečisto, urobiť úpravy, uložiť a prípadne odoslať na e-mail.

Tiež myslite na to, čo povedal guru moderného time managmentu David Allen: „Môžete robiť čokoľvek, ale nemôžete robiť všetko.“ Vyberte si teda, čo je pre vás skutočne dôležité a robte iba tie veci. Nesnažte sa robiť všetko. Robte to, čo vám reálne prinesie nejaký benefit.

Je teda dobré zahŕňať si do time managementu aj základné činnosti ako spánok, čas na jedlo, prestávku pri práci a podobne?

Jednoznačne áno, je to súčasťou tzv. energy managementu, ktorý hovorí o tom, že človek má 4 druhy energie. Nie je to však žiadna ezoterika.

Ak chceme fungovať na 100 %, potrebujeme si dobiť baterky a tá baterka, teda naša energia má akoby 4 časti: 1. fyzickú, kam patrí jedlo, pohyb a spánok, 2. emočnú, pod ktorú spadá nálada, vzťah k iným ľuďom alebo samým k sebe. 3. mentálnu, ktorá hovorí o tom, kedy a ako máme relaxovať či sústrediť sa na jednu vec a poslednú spirituálna, ktorá sa zameriava na to, či je každodenná práca a činnosti, ktoré robíme, v súlade s našimi hodnotami.

Preto je dobré položiť si nasledovné otázky: Aký zmysel má to, čo robím? Je to v súlade s mojím vyšším cieľom?

Mnoho ľudí v súčasnosti trávi v práci dlhé hodiny. Koľko času by sme podľa vás mali práci venovať?

Kvantita neznamená kvalita a pracovať dlho teda neznamená pracovať dobre. Tráviť v práci 14 hodín denne a spať necelých 5 možno znie cool, ale je to najkratšia cesta k vyhoreniu a výraznému zhoršeniu zdravotného stavu. Človek potrebuje relaxovať a spať 7 hodín denne. A nielen pre to, aby sa cítil dobre, ale predovšetkým pre to, aby pracoval efektívne.

Naučte sa sami seba pýtať tieto otázky: Ako najlepšie môžem práve teraz využiť svoj čas? Aká aktivita by mi priniesla najväčšiu hodnotu? Vďaka odpovediam na tieto otázky sa naučíte pracovať efektívne a budete pracovať nielen kratšie, ale súčasne svojou prácou dosiahnete lepšie výsledky.

Plánujte si iba 4 až 5 hodín skutočnej práce denne. Ak by sme hovorili o naozaj vysoko intenzívnej práci, 5 hodín denne je naozaj viac ako dosť. Človek by mal dosahovať výsledky a nie počítať, koľko hodín pracuje.

„Človek by mal dosahovať výsledky a nie počítať, koľko hodín pracuje.“

Aké pomocné nástroje sú podľa vás pri plánovaní času najvhodnejšie (poznámky, papierové diáre, aplikácie)? Ktoré fungujú podľa vás najlepšie, prípadne je to individuálne?

Za tie roky, čo školím time management, som si prešiel snáď všetkými aplikáciami aj diármi a pracoval som s viac ako 1 000 ľuďmi, pričom 95 % z nich používa pero a papier.

Pero a papier jednoducho fungujú, ale treba v tom mať určitý systém. Tých systémov som si vyskúšal naozaj veľa. Každý mal niečo do seba, ale ani jeden nebol perfektný. Preto som sa rozhodol vytvoriť si vlastný systém na plánovanie, ktorý v sebe zahŕňa všetko kľúčové a neobsahuje žiadne zbytočnosti. Je to špeciálne navrhnutý zápisník, v ktorom má všetko svoje miesto.

Áno, používam pero a papier, pretože som presvedčený, že človek je vďaka nim efektívnejší ako s mobilom alebo počítačovou aplikáciou. Kľúčovou funkciu môjho systému je to, že porovnáva plán s realitou každého dňa. Porovnať plán s realitou je podľa mňa absolútne esenciálne, avšak žiadna aplikácia alebo iný diár to zatiaľ v takejto forme nerobia.

S čím majú podľa vás pracujúci Slováci v rámci organizovaní vlastného času najväčší problém?

Jednoznačne v komunikácií a v hovorení nie. Aby som vedel pracovať na tom, čo je skutočne dôležité, musím byť schopný povedať nie milión ďalším veciam. A keby len veciam, ale ľuďom. Ak sa človek potrebuje sústrediť, rôzne vyrušenia a veľké open space kancelárie sú najväčšie zlo.

My Slováci máme vo všeobecnosti problém povedať: „Nie, nebudem to robiť.” Myslíme si, že všetko je dôležité a každej jednej prosbe kolegu alebo príkazu šéfa treba vyhovieť. A to nie je pravda. Ako povedal jeden z najbohatších ľudí sveta Warren Buffett: „Rozdiel medzi úspešnými a veľmi úspešnými ľuďmi je ten, že tí veľmi úspešní hovoria nie takmer na všetko.” Naučte sa hovoriť nie, pretože len tak môžete byť skutočne produktívny a úspešný.

„Myslíme si, že každej jednej prosbe kolegu alebo príkazu šéfa treba vyhovieť. A to nie je pravda.“

Jedným z častých problémov súčasnosti je až nezdravý perfekcionizmus. Ako sa dá proti nemu bojovať?

Keď sa o tejto téme rozprávam na svojich školeniach, mnohí ľudia s týmto tvrdením často nesúhlasia. Hovoria, že perfekcionizmus je zdravý a je dobré snažiť sa robiť veci kvalitne a neflákať to. Áno, to je absolútna pravda. Robiť veci kvalitne je dôležité a správne, to ale nemá nič spoločné s perfekcionizmom.

Zdravý človek svoju prácu skončí, keď je projekt hotový, človek trpiaci perfekcionizmom ju nedokončí nikdy.

Na začiatok takéhoto boja odporúčam 3 kroky:

1. Opakujte si tieto 2 myšlienky: Dokončené je lepšie ako dokonalé. Dosť dobré je dosť dobré.

2. Pracujte najlepšie, ako viete, ale nie lepšie. Je dôležité, aby ste zo seba vydali maximum a pritom mysleli na seba a oddych po práci.

3. Definujte si, kedy máte hotovo a dodržiavajte to. Tieto hranice si jasne a merateľne určite vopred.

Je dobré mať počas dňa určite rituály, ktoré človeku v istom smere definujú deň?

Každý z nás nejaké rituály má, či už si ich uvedomujeme, alebo nie. Naše dni sú do veľmi veľkej miery podobné. Ráno vstaneme, dáme si kávu, sprchu, raňajky, sme s rodinou a potom utekáme do roboty.

V práci absolútna väčšina z nás ako prvú vec skontroluje e-maily, čo rozhodne nie je ideálne, a potom sa pustí do svojich povinností.

Ak sa nad tým naozaj zamyslíte, zistíte, že aj pracovný deň si rozdeľujete svojimi malými rutinami alebo rituálmi – každý deň máte obed, pracovné stretnutia, kontrolujete e-maily, vybavujete telefonáty. No a v tom lepšom prípade aj večerné plánovanie a zhodnotenia dňa.

Rituály teda má každý z nás, ale dôležité je uvedomovať si ich a zamyslieť sa nad tým, či sú efektívne a či nám naozaj pomáhajú. Mnoho z nás dnes budí mobil a čo je prvá vec, ktorú ráno človek spraví? Chytí mobil a pozrie e-maily a Facebook. Namiesto pokoja a pohody sa tak sami úplne zbytočne vystresujeme. Takže áno, je dobré mať svoje rituály, ale tie rituály musia byť efektívne.

Hovoríte, že po príchode do práce nie je dobré hneď kontrolovať e-maily. Ako by podľa vás mal vyzerať efektívny začiatok pracovného dňa?

V prvom rade je dôležité začať plánovať deň už večer predtým. Sadnite si na chvíľu za stôl a na obyčajnú A4-ku si napíšte zoznam vecí, ktoré chcete zajtra urobiť. Je dosť možné, že po 5 minútach budete mať zapísaný celý papier.

Bohužiaľ, nemôžeme stihnúť všetko a preto sa pokúste na svoj deň pozrieť naozaj realisticky.

Ku každej úlohe si pripíšte približný časový odhad. Hovorí sa, že ak človek plánuje, je optimista a preto by si každý plán mal rovno vynásobiť dvoma. Ak ste si povedali, že e-maily ráno vybavíte za 20 minút, dajte si na ne radšej 40 minút, aby ste mali časovú rezervu a nie časový tlak.

Teraz prichádza veľmi dôležitý bod. Už večer sa rozhodnite, čo je najdôležitejšie. Pozrite sa na svoj zoznam úloh a vyberte si jednu kľúčovú vec, ktorá zajtra musí byť hotová. Zakrúžkujte si ju, nakreslite si k nej obrovský výkričník, prepíšte si ju na žltý lepiaci papierik a po príchode do práce si ho prilepte na monitor alebo inak zvýraznite.

„Už večer sa rozhodnite, čo je najdôležitejšie. Pozrite sa na svoj zoznam úloh a vyberte si jednu kľúčovú vec, ktorá zajtra musí byť hotová.”

V práci venujte aspoň prvých 45 minút svojej kľúčovej priorite. Venujte ju sebe a svojmu projektu, tomu, čo ste si vy naplánovali. E-maily nechajte na neskôr. Vyskúšajte to a verte mi, že sa začnú diať zázraky.

Ako ste sa vy dostali k time managementu? Viedli vás k tomu problémy s organizovaním vlastného času?

Keď som končil vysokú školu, sám som mal problémy s time managementom. Mal som toho jednoducho veľa – písanie diplomky, živnosť, ďalšia práca, skúšky v škole, no a, samozrejme, chcel som mať aj nejaký čas pre seba. Začal som sa teda vzdelávať, chcel som sa zlepšiť.

Chodil som na kurzy o plánovaní času, čítal knihy, rozprával sa s úspešnými a organizovanými ľuďmi. Keďže som sa vtedy živil robením webstránok, povedal som si, že to všetko budem dávať na blog. A tak vznikol TimeManagement.sk.

Táto práca ma neskutočne baví, pretože na tvárach ľudí a aj z ich spätnej väzby vidím, že ľuďom reálne pomáham. Pomáham im zbaviť sa stresu, pracovať efektívnejšie a viac si užívať život. Pomáham ľuďom využívať ich čas múdro, čo pre každého znamená niečo iné. Pre niekoho je to maximálne efektívna práca 10 hodín denne a k tomu prislúchajúce benefity, pre niekoho je to pohoda a čas na rodinu.

Andrej Mikula

V rámci svojho projektu TimeManagement.sk sa zameriava na osobnú produktivitu a efektivitu práce v organizáciách, organizuje kurzy a individuálne konzultácie v oblasti organizovania času. Svojim klientom tak pomáha získať nadhľad, zbaviť sa stresu a dotiahnuť vytýčené ciele.

Páčil sa vám článok?
Slabé
12345
Loading...
Super

10 inšpiratívnych rozhovorov z roku 2018

Vybrali sme pre vás rozhovory za uplynulý rok, ktoré určite stoja za prečítanie. Venujú sa pohybu, vzdelávaniu, motivácii aj lepšej organizácii času.

V Sóde vám pravidelne prinášame množstvo dobrého čítania – inšpiratívne témy, ktoré ukazujú, ako žiť lepšie, predstavujú výnimočných ľudí, originálne projekty aj krásy Slovenska.

V marci tohto roka sme prešli na tzv. víkendové vydania. Tie minimálne dva razy do mesiaca prinášajú sumár článkov, ktoré spája jedna nosná téma. Venovali sme sa napríklad pohybu, radosti či regiónom Slovenska. Špeciálne vydanie sme venovali aj slobode tlačevýročiu Novembra 89.

Pevnou súčasťou Sódy sa stali rozhovory, ktoré predstavujú inšpiratívnych ľudí a stretávajú sa s pozitívnym ohlasom. Preto sme sa v redakcii rozhodli vybrať pre vás desiatku rozhovorov za rok 2018, ktoré podľa nás určite stoja za prečítanie.

Ďakujeme za priazeň v roku 2018 a spolu s O2 vám želáme príjemné čítanie.

Športový lekár Pavel Malovič: Pohyb z vás urobí usmievavého človeka. S uznávaným odborníkom sme sa porozprávali o tom, ako si udržať fyzické i psychické zdravie aj vo vyššom veku.

 

Odborník na time managment Andrej Mikula: Nesnažte sa robiť všetko. S Andrejom Mikulom sme sa pozreli bližšie na to, kde Slováci robia pri organizovaní času chyby a ako postupovať v prípade, ak chce človek do svojho života vniesť systém.

 

Cestovateľ Milan Bardún: Aj keď je Slovensko malé, každý si tu nájde to, čo mu sedí najviac. Ktoré miesta na Slovensku podľa neho stoja za návštevu a ako je s kvalitou služieb sa dozviete v tomto zaujímavom rozhovore.

 

Laci Strike: Treba robiť maximum pre to, aby sme deti posúvali správnym smerom. S tanečníkom a choreografom sme sa porozprávali nielen o jeho začiatkoch, ale aj o skúsenostiach z motivačnej O2 Roadshow Moja story, tvoja story.

 

Detská trénerka Andrea Ballová: Pohyb je rovnako dôležitý ako strava a spánok. Ako priviesť dnešné deti k pohybu a správne ich motivovať? Viac nám prezradila Andrea Ballová, ktorá bola súčasťou 1. ročníka O2 Športovej akadémie Mateja Tótha.

 

Daniel Everett: Robte to najlepšie, čo môžete, každý deň. Americký lingvista sa tajomstvu šťastného života priučil u amazonského kmeňa Pirahov. Prečítajte si náš rozhovor a zistite, prečo môže byť ich život pre nás veľkou inšpiráciou.

 

Matej Tóth: Teraz viem, že dokážem v živote prekonávať aj ťažšie prekážky. Vrcholový športovec a zakladateľ O2 Športovej akadémie Mateja Tótha nám v rozhovore povedal o svojej knižke aj o tom, ako dopingová kauza pozitívne ovplyvnila jeho život.

 

Spisovateľ Daniel Hevier: Chcel by som, aby deti pri učení ani nezbadali, že sa učia. So svojím projektom Radostná škola chodí po slovenských školách. Prezradil nám viac o dnešných deťoch, domácom školstve aj o tom, ako by mala vyzerať ideálna škola.

 

Ivana Rešutíková: Stredné Slovensko je výnimočné rozmanitosťou prírodných krás, folklórom a srdečnosťou. Zakladateľka regionálnej cestovnej kancelárie nám prezradila, prečo sa stredné Slovensko oplatí navštíviť.

 

Janette Motlová: Mám pocit, akoby sme pomaličky dozrievali. Lektorka a odborníčka v oblasti vzdelávania Janette Motlová nám porozprávala o predsudkoch v spoločnosti, o strachu, sile emócií, ale aj o tom, prečo sa jej v detstve zapáčil gadžovský svet.


Rasťo Chvála bloguje o predbiehaní: Nepodceňte situáciu

Motoristický novinár a bývalý majster Slovenska v rely radí, ako správne predbiehať tak, aby ste sa vyhli nepríjemnostiam aj prípadným nehodám.

Motoristický novinár, ambasádor kampane O2 Nebuď pirát a aktivity Chvála bezpečnej jazde, ktorá motoristom prináša množstvo dobrých rád aj špeciálnu ponuku O2 Extra výhod, Rasťo Chvála v blogu približuje, ako predbiehať nielen na obojsmernej ceste. 

Jazdite zodpovedne, naištalujte si appku O2 Extra výhody a získajte navigáciu zadarmo aj 5 GB dát k tomu. Viac informácií

Občas zídem dole z rýchlostnej komunikácie R1 a len tak pre spomienky a relax brázdim cesty prvej triedy medzi Nitrou a Žiarom nad Hronom. Inokedy zas na týchto cestách urobím mojim deťom exkurziu do minulosti a rozprávam, ako sme tu jazdili v 90. rokoch.

Na takzvanej ceste smrti vtedy všetci predbiehali. Doslova to pripomínalo automobilové preteky, akurát tu išli pretekári aj v protismere. Dnes by mi to už strach nedovolil, ale vtedy to bol národný šport.

Keď prichádzal na rad úsek s krátkou rovinkou, bolo treba podradiť, aby mal motor ideálne otáčky. Potom nasledovalo nazbieranie rýchlosti, priblíženie k autu a ak za zákrutou nič nešlo, ostával len mrk do zrkadla, či náhodou nejde zozadu niekto rýchlejší, a šup, už bol predbiehací manéver hotový. Kto takto nevedel predbiehať, skončil zle.

„V dobre známom prostredí, na cestách, ktoré už poznáme naspamäť, nesmieme situáciu podceniť. Naopak, v neznámom prostredí treba na manéver oveľa väčší priestor.“

Áno, mrazí ma pri predstave, ako sa jazdilo na ceste číslo 65. Na druhej strane často sa predbiehalo ako z učebnice, dnes mnohým šoférom táto skúsenosť chýba. Často predbiehajú na nevhodnom prevodovom stupni a nepozerajú sa za seba.

V časoch rýchlych áut treba brať do úvahy, že niekto začal predbiehať skôr ako najbližšie auto za kamiónom. Predbiehací manéver na obojsmernej ceste je špecifický tým, že trvá veľmi krátko, za ten čas však treba vyhodnotiť veľa informácií: vhodný úsek, autá v protismere, autá vzadu, auto pred nami a v neposlednom rade technické danosti auta.

V dobre známom prostredí, na cestách, ktoré už poznáme naspamäť, nesmieme situáciu podceniť. Naopak, v neznámom prostredí treba na manéver oveľa väčší priestor, lebo nevieme, ako rýchlo a kde sa vystrčí oproti idúce auto. Špeciálne si všímajme horizonty alebo nenápadné odbočky, z ktorých môže na cestu vybehnúť iné auto.

Stále ostáva dôležité sledovať prostredie vôkol cesty, a tak trochu si načítať správanie šoféra pred nami. Aj keď to nevyzerá ako nutné, predbiehací manéver začnime vždy v otáčkach, pri ktorých motor začína poriadne ťahať. Oplatí sa podradiť alebo pri automatickej prevodovke stlačiť plyn na podlahu.

„Úmysel predbiehať dávajme najavo skoro, ešte pred začatím manévra, a okrem protismeru pozerajme do spätného zrkadla.“

Úmysel predbiehať dávajme najavo skoro, ešte pred začatím manévra, a okrem protismeru pozerajme do spätného zrkadla. Ak predbiehame viac áut v kolóne, počítajme s tým, že nie každý nás vidí, a tak môže začať predbiehať.

Na zaradenie späť do svojho pruhu treba tiež priestor a predbiehací manéver by sme mali začať len vtedy, ak existuje miesto na zaradenie. Nie je správne, ak miesto na zaradenie musia vytvoriť iní vodiči brzdením.

Zlé predbiehanie na obojsmernej ceste, našťastie, nepatrí medzi časté príčiny dopravných nehôd, ale pokiaľ ide o následky, je na tom najhoršie. Najmä čerství šoféri by si mali prvé predbiehania skúsiť na naozaj prehľadných cestách a nezačínať s predbiehaním kamiónov.

V začiatkoch pomôže natrénovať si pomyselný predbiehací manéver okolo kamióna na diaľnici. Aspoň zistíte, akú dráhu na to potrebujete.

Rasťo Chvála

Prečítajte si aj ďalšie blogy Rasťa Chválu:

Jazdite zodpovedne, pozrite si Rasťove odporúčania na bezpečnú jazdu a staňte sa lepším vodičom. Navyše môžete získať 5 GB dát a využiť špeciálnu ponuku O2 Extra výhod a uplatniť si skvelé zľavy na tankovanie, autoškolu aj kondičné jazdy. Viac informácií nájdete na www.extravyhody.o2.sk.


Predobjednajte si nový Samsung Galaxy Note10 a získajte naspäť až 580 €

Čítaj viac

Výkon, výdrž aj výborné fotky. Pozrite si aktuálny výber top zariadení

Čítaj viac

O2 vylepšilo balíky dát pre kartu O2 Voľnosť. 1 GB dát môže byť váš už za 1 €

Čítaj viac